Nguyên nhân và cách khắc phục máy photocopy bị kẹt giấy

Máy photocopy bị kẹt giấy là tình trạng phổ biến gây gián đoạn công việc văn phòng. Theo thống kê của IDC, có đến 23% sự cố máy in tại văn phòng đến từ lỗi kẹt giấy. Vậy làm sao để nhận biết, phòng tránh và xử lý khi gặp phải tình huống này? Bài viết sau sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết từ dấu hiệu đến cách xử lý triệt để, cùng sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ Photocopy Thuận Nhân.

Dấu hiệu khi máy bị kẹt giấy là gì ?

Để xử lý kịp thời, người dùng cần nhận biết các dấu hiệu cho thấy máy photocopy bị kẹt giấy. Việc phát hiện sớm giúp hạn chế hư hỏng linh kiện và giảm thiểu gián đoạn công việc. Dấu hiệu thường thấy đầu tiên là máy phát ra âm thanh bất thường. Có thể là tiếng lạch cạch, tiếng rít hoặc âm thanh bị gián đoạn giữa quá trình in. Tiếp theo là thông báo lỗi hiển thị trên màn hình điều khiển của máy photocopy. Tùy hãng mà ký hiệu sẽ khác, nhưng ý nghĩa đều là báo hiệu kẹt giấy.

Một tình huống khác là bản in bị kẹt giữa đường ra giấy. Bạn sẽ thấy phần đầu bản in đã ra ngoài nhưng giấy không được đưa hết ra, hoặc bản in bị nhăn, bị gấp nếp. Ngoài ra, giấy ra không đều, bị lệch hoặc trắng hoàn toàn cũng có thể là dấu hiệu liên quan đến tình trạng này.

Với một số máy, đèn tín hiệu nhấp nháy liên tục hoặc hoàn toàn không phản hồi khi ra lệnh in cũng là cảnh báo cho người sử dụng.

Hiểu đúng các dấu hiệu sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định máy photocopy bị kẹt giấy và tránh thao tác sai gây hư hỏng thêm.

Nguyên nhân máy photocopy bị kẹt giấy là gì ?

Lỗi kẹt giất là một trong các lỗi máy photo thường gặp. Sẽ có nhiều lý do dẫn đến việc máy photocopy bị kẹt giấy. Dưới đây là các nguyên nhân phổ biến nhất mà người dùng thường gặp trong quá trình sử dụng thiết bị văn phòng.

• Giấy in không đạt chuẩn: Sử dụng giấy có độ dày không đồng đều, giấy ẩm hoặc giấy quá mỏng là nguyên nhân hàng đầu. Nếu giấy bị cong hoặc đã qua sử dụng sẽ khiến máy kéo không đều, dẫn đến kẹt tại các trục cuốn.

• Cách đặt giấy sai cách: Khi bạn xếp giấy không ngay ngắn hoặc đặt quá nhiều vào khay, các tờ giấy có thể dính vào nhau. Điều này làm máy kéo nhiều hơn một tờ cùng lúc, khiến giấy không thể đi qua cụm sấy đúng cách.
• Bộ phận kéo giấy bị mòn: Bánh răng kéo hoặc trục cuốn sau thời gian sử dụng dài sẽ mòn, không còn độ ma sát cần thiết. Khi đó, việc kéo giấy không còn chính xác, gây ra lệch giấy hoặc giấy không ra được.
• Có vật cản trong đường dẫn giấy: Kẹp giấy, ghim bấm hoặc bụi bẩn tích tụ là những vật cản gây cản trở đường di chuyển của giấy. Điều này khiến giấy bị dừng giữa chừng hoặc nhăn nheo khi ra khỏi máy.
• Lỗi phần mềm hoặc cảm biến: Dù ít gặp nhưng máy photocopy bị kẹt giấy đôi khi đến từ lỗi cảm biến không nhận giấy đúng vị trí. Hệ điều hành trong máy xử lý sai tín hiệu, dẫn đến ngắt lệnh in khi giấy đang được cuốn.
• Thiết bị đã cũ hoặc không được bảo trì định kỳ:Máy sử dụng lâu ngày, không được vệ sinh thường xuyên hoặc không thay thế linh kiện đúng thời hạn cũng là nguyên nhân khiến giấy kẹt liên tục.

Khi hiểu rõ nguyên nhân, bạn sẽ chủ động phòng tránh và xử lý hiệu quả hơn nếu máy photocopy bị kẹt giấy.

Cách khắc phục máy photocopy bị kẹt giấy hiệu quả

Nếu bạn phát hiện máy photocopy bị kẹt giấy, đừng quá lo lắng. Việc xử lý hoàn toàn khả thi nếu thực hiện đúng cách. Dưới đây là những bước xử lý máy photocopy bị kẹt giấy hiệu quả nhất.

Bước 1: Đảm bảo máy đã được tắt hoàn toàn trước khi thao tác.
Điều này giúp đảm bảo an toàn, đồng thời tránh tình trạng các bộ phận cơ học tiếp tục hoạt động khi bạn đang tháo giấy.

Bước 2: Tiến hành mở nắp và dò tìm chỗ giấy đang mắc kẹt.
Mỗi dòng máy sẽ có cấu trúc khác nhau, tuy nhiên các khu vực thường bị kẹt gồm khay nạp giấy, trục cuốn, cụm sấy và khu vực đầu ra giấy.

Bước 3: Rút giấy bị kẹt nhẹ nhàng.
Hãy kéo theo hướng di chuyển tự nhiên của giấy. Tránh kéo ngược chiều, vì điều đó dễ làm rách giấy và gây kẹt sâu hơn. Nếu giấy bị rách, hãy dùng nhíp để gắp các phần còn sót lại.

Bước 4: Tiến hành rà soát những linh kiện có liên quan trên máy photo.
Quan sát trục cuốn, bánh răng, cụm sấy… xem có dị vật hoặc dấu hiệu hư hỏng không. Dùng khăn mềm lau sạch bụi bám và tránh dùng tay trực tiếp chạm vào phần sấy vì nhiệt độ cao.

Bước 5: Đặt lại giấy đúng cách.
Giấy nên được làm phẳng, xếp đều và không quá chặt. Đảm bảo không có ghim, kẹp giấy lẫn vào. Sau đó, đóng nắp và khởi động lại thiết bị.

Bước 6: In thử để kiểm tra.
Sau khi xử lý, hãy in một bản test. Nếu máy hoạt động bình thường và không báo lỗi thì bạn đã xử lý thành công máy photocopy bị kẹt giấy.

Photocopy Thuận Nhân – đơn vị chuyên cung cấp các dòng máy photocopy chính hãng

Photocopy Thuận Nhân là đơn vị được nhiều doanh nghiệp tin chọn khi gặp sự cố máy photocopy bị kẹt giấy hoặc có nhu cầu về thiết bị văn phòng. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Thuận Nhân tự hào mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng từ cung cấp máy chính hãng, cung cấp cho thuê máy photocopy giá rẻ,  bảo trì, sửa chữa đến tư vấn kỹ thuật chuyên sâu.

Chúng tôi phân phối đa dạng thương hiệu nổi tiếng như Ricoh, Toshiba, Canon… với chính sách bảo hành rõ ràng, dịch vụ hậu mãi chu đáo. Đội ngũ kỹ thuật viên tại Photocopy Thuận Nhân được đào tạo bài bản, luôn sẵn sàng hỗ trợ tận nơi trong vòng 2 giờ tại TP.HCM và các tỉnh lân cận.

Ngoài ra, Photocopy Thuận Nhân còn cung cấp gói dịch vụ bảo dưỡng định kỳ giúp thiết bị hoạt động ổn định, kéo dài tuổi thọ và giảm thiểu lỗi như máy photocopy bị kẹt giấy. Khách hàng chỉ cần liên hệ qua hotline hoặc website, chúng tôi sẽ hỗ trợ nhanh chóng.

Nếu bạn đang gặp rắc rối vì máy in thường xuyên báo lỗi hoặc cần một thiết bị mới đáng tin cậy, hãy để Photocopy Thuận Nhân giúp bạn tối ưu công việc văn phòng với chi phí hợp lý nhất.

Máy photocopy bị kẹt giấy là lỗi phổ biến nhưng không quá phức tạp nếu hiểu rõ nguyên nhân và cách xử lý. Để tránh tình trạng này tái diễn, người dùng nên đầu tư máy chất lượng, bảo quản tốt và kiểm tra định kỳ. Và nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu, Photocopy Thuận Nhân luôn sẵn sàng đồng hành với giải pháp toàn diện và dịch vụ tận tâm.