Cách chỉnh tốc độ máy photocopy Ricoh giúp tiết kiệm thời gian

Theo báo cáo của Keypoint Intelligence năm 2023, việc tối ưu cấu hình máy photocopy có thể giúp cải thiện hiệu suất công việc lên tới 35%. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang lãng phí thời gian vì chưa biết cách điều chỉnh tốc độ sao cho phù hợp. Nếu bạn cũng đang gặp tình trạng máy in chậm, gây gián đoạn công việc, thì bài viết dưới đây từ Photocopy Thuận Nhân sẽ hướng dẫn bạn cách chỉnh tốc độ máy photocopy Ricoh hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng bản in.

Lựa chọn chất lượng in phù hợp với văn bản

Mỗi loại tài liệu có yêu cầu chất lượng khác nhau. Khi in tài liệu nội bộ hoặc bản nháp, bạn nên chọn chế độ in nháp (Draft Mode). Cách này giảm mức tiêu thụ mực và tăng tốc độ in. Ngược lại, nếu bạn cần in hợp đồng hoặc tài liệu trình bày, hãy chọn chế độ chất lượng cao (Best Mode).

Việc chọn chế độ in hợp lý cũng là một cách hiệu quả để chỉnh tốc độ máy photo Ricoh. Nếu bạn đang in 100 bản thuyết minh dự án, chuyển từ chế độ in chất lượng cao sang mức trung bình giúp tiết kiệm đến 20% thời gian in mỗi trang. Hơn nữa, bạn có thể cấu hình mặc định cho từng loại tài liệu trong menu cài đặt máy để không phải chỉnh thủ công mỗi lần.

Sử dụng hệ thống cấp giấy thông minh trên máy Ricoh

Máy photocopy Ricoh được trang bị khay cấp giấy tự động. Khi sử dụng đúng cách, hệ thống này hỗ trợ điều chỉnh tốc độ in tùy theo loại giấy. Nếu để máy chọn khay giấy phù hợp một cách tự động, bạn sẽ giảm thiểu lỗi nạp giấy và gián đoạn in ấn.

Theo khảo sát từ Ricoh Global năm 2023, hơn 62% lỗi chậm in đến từ cấu hình giấy không chính xác. Nhiều người dùng không biết rằng, nếu giấy trong khay không đồng nhất về kích cỡ hoặc chất lượng, máy sẽ phải xử lý lâu hơn. Vì vậy, hãy đồng bộ giấy trong từng khay và gán đúng loại giấy trong cài đặt. Đây cũng là một phương pháp gián tiếp giúp chỉnh tốc độ máy photo Ricoh hiệu quả mà ít người chú ý đến.

Cập nhật driver in ấn

Driver đóng vai trò trung gian giúp máy tính giao tiếp chính xác với máy photocopy. Nếu sử dụng driver lỗi thời, tốc độ in có thể bị chậm lại đáng kể. Một số biểu hiện thường thấy gồm: phản hồi lệnh chậm, treo tiến trình in, hoặc mất kết nối đột ngột.

Để khắc phục tình trạng này và cải thiện tốc độ xử lý, bạn nên thực hiện cập nhật driver theo các bước sau:

Bước 1 – Xác định đúng model máy Ricoh đang sử dụng :  Bạn có thể kiểm tra trên thân máy hoặc trong mục cấu hình thiết bị.

Bước 2 – Truy cập trang hỗ trợ chính thức của Ricoh : Mở trình duyệt và truy cập vào địa chỉ: https://support.ricoh.com

Bước 3 – Chọn đúng dòng máy và hệ điều hành máy tính : Tại giao diện trang web, bạn nhập model máy (ví dụ: Ricoh MP C3004) vào thanh tìm kiếm. Sau đó chọn đúng hệ điều hành (Windows 10, Windows 11, macOS,…).

Bước 4 – Tải xuống và cài đặt driver mới nhất : Nhấn “Download” để tải file về. Khi hoàn tất, mở file và làm theo hướng dẫn để cài đặt.

Bước 5 – Khởi động lại máy tính và thử in lại : Để driver mới được áp dụng hiệu quả, bạn hãy khởi động lại máy tính sau khi hoàn tất cài đặt.

Toàn bộ quá trình chỉ mất khoảng 5–10 phút nhưng có thể cải thiện rõ rệt hiệu suất in. Ngoài ra, driver mới còn tích hợp các bản vá bảo mật và tối ưu thuật toán in ấn, giúp máy xử lý tệp lớn nhanh chóng và mượt mà hơn.

Chọn dạng tệp in phù hợp với máy

Không phải định dạng tệp nào cũng in với tốc độ như nhau. Theo thống kê nội bộ từ Photocopy Thuận Nhân, in file PDF thường nhanh và ổn định hơn so với Word, Excel hoặc PowerPoint. Lý do là PDF đã đóng gói đầy đủ font, bố cục, không cần xử lý lại trên máy in.

Nếu bạn muốn chỉnh tốc độ máy photo Ricoh, hãy chuyển các tệp về định dạng PDF trước khi in. Đặc biệt với các tài liệu dài như bản hợp đồng 50–100 trang, việc chuyển định dạng có thể rút ngắn tới 30% thời gian in thực tế.

Một số phần mềm hỗ trợ chuyển đổi nhanh như Foxit Reader, Adobe Acrobat, hoặc ngay trên Word bằng chức năng “Save as PDF”.

Kiểm tra vệ sinh máy định kỳ

Máy in hoạt động lâu ngày sẽ tích tụ bụi bẩn ở đầu in, trục kéo giấy và khay đựng giấy. Điều này gây kẹt giấy, in chậm hoặc tạo tiếng ồn. Vệ sinh máy đúng cách sẽ giúp cải thiện hiệu suất tổng thể.

Bạn nên vệ sinh máy mỗi 2 tuần, đặc biệt nếu sử dụng với tần suất cao. Các vị trí cần làm sạch gồm: cụm trống (drum), bộ nạp giấy (ADF), khay giấy, trục kéo. Nếu chưa có kinh nghiệm, hãy liên hệ Photocopy Thuận Nhân để được hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu.

Đây là bước không thể thiếu nếu bạn muốn duy trì và chỉnh tốc độ máy photo Ricoh ở trạng thái ổn định nhất.

Điều chỉnh cài đặt in ấn phù hợp

Các cài đặt như DPI (dots per inch), loại giấy, số lượng bản sao ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ in. Với máy Ricoh, bạn có thể giảm DPI xuống mức 300 hoặc 600 để tăng tốc độ mà vẫn đảm bảo chất lượng hình ảnh.

Trong bảng điều khiển, bạn có thể chọn “Simplex” (in một mặt) thay vì “Duplex” (in hai mặt) nếu không cần thiết, vì in hai mặt thường mất gấp đôi thời gian. Ngoài ra, bạn cũng có thể bật chế độ “EconoMode” để tiết kiệm mực, đồng thời tăng tốc độ xử lý.

Những điều chỉnh nhỏ này nếu thực hiện đồng bộ sẽ góp phần đáng kể trong việc chỉnh tốc độ máy photo Ricoh, đặc biệt trong môi trường văn phòng có lượng in lớn mỗi ngày

Sử dụng loại giấy in dày và mịn

Giấy có chất lượng cao thường giúp máy kéo giấy trơn tru hơn. Các loại giấy mỏng, dễ cong, hoặc ẩm thường khiến máy in mất thêm thời gian xử lý, thậm chí gây kẹt.

Theo khuyến nghị từ Ricoh, nên dùng giấy định lượng từ 70–90 gsm, có bề mặt mịn và ít xơ. Giấy đạt chuẩn giúp tăng tuổi thọ trục kéo và đầu in. Điều này gián tiếp giúp chỉnh tốc độ máy photo Ricoh một cách tự nhiên và bền vững.

Đặc biệt, khi sử dụng loại giấy tốt cho các bản in quan trọng, bạn sẽ nhận được chất lượng rõ nét hơn, đồng thời tiết kiệm được thời gian do không phải in lại.

Kết luận

Trên đây là 7 phương pháp đã được kiểm nghiệm giúp bạn chỉnh tốc độ máy photo Ricoh hiệu quả. Từ việc chọn chất lượng in phù hợp, vệ sinh máy định kỳ, cho đến tối ưu định dạng tệp và driver in – mỗi bước đều góp phần nâng cao hiệu suất tổng thể. Ngoài việc chỉnh tốc độ máy photocopy Ricoh không còn in châm nữa thì vẫn còn các lỗi thường gặp ở máy photocopy. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc vận hành thiết bị in ấn, đừng ngần ngại liên hệ Photocopy Thuận Nhân. Chúng tôi không chỉ cung cấp máy photocopy chính hãng mà còn hỗ trợ kỹ thuật toàn diện, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành tối đa.