Cách in nhiều file PDF cùng lúc nhanh, đúng thứ tự

Nhiều văn phòng mất hàng chục phút chỉ vì mở từng tệp rồi bấm in, trong khi có thể gửi lệnh hàng loạt chỉ với vài thao tác. Bài viết sau đây của Photocopy Thuận Nhân sẽ tổng hợp các cách làm phổ biến trên Windows, Foxit Reader, Adobe Acrobat, kèm mẹo sắp xếp tên tệp và xử lý lỗi hàng đợi. Nội dung phù hợp khi bạn cần in hồ sơ, giáo trình, hợp đồng, hoặc tài liệu scan theo lô.

Vì sao in từng file một dễ sai và tốn thời gian ?

Khi bạn mở từng tài liệu, bạn thường lặp lại cùng một chuỗi thao tác. Bạn chọn máy, chọn khổ, kiểm tra bản xem trước, rồi mới bấm in. Quy trình đó ổn khi chỉ vài tệp, nhưng sẽ mệt khi lên tới vài chục.

Ngoài thời gian, rủi ro cũng tăng lên. Bạn dễ bỏ sót một tệp, hoặc in nhầm hai lần. Thứ tự bản in cũng hay bị xáo trộn, nhất là khi bạn đổi tên tệp vội.

Trong bối cảnh văn phòng, việc in đồng bộ giúp dễ kiểm soát. Bạn có thể thống nhất khổ A4, bật in hai mặt, rồi để máy chạy theo hàng đợi.

Khi nào nên áp dụng in hàng loạt ?

Bạn sẽ thấy cách làm này hữu ích trong các tình huống sau:

• In bộ hồ sơ hành chính, gồm nhiều tệp nhỏ.
• In giáo trình, đề thi, hoặc tài liệu đào tạo theo lớp.
• In hợp đồng, báo giá, biên bản, theo khách hàng.
• In tài liệu scan, cần đóng quyển theo ngày.

Nếu tài liệu có nhiều khổ giấy khác nhau, bạn vẫn in được, nhưng cần chuẩn bị kỹ hơn. Ở phần sau, mình sẽ nói rõ khi nào không nên chạy theo lô.

Cần phân biệt rõ in nhiều tệp và in thành một tệp

Nhiều người nhầm giữa “in hàng loạt” và “gộp PDF”. Hai nhu cầu khác nhau:

• In hàng loạt, nghĩa là gửi nhiều tệp vào hàng đợi in.
• Gộp, nghĩa là tạo một PDF mới, rồi in một lần.

Gộp phù hợp khi bạn cần một bộ liền mạch, đúng thứ tự, có thể lưu lại sau. In hàng loạt hợp khi bạn chỉ cần bản giấy, không cần tạo tệp mới.

Trong bài này, trọng tâm là cách in nhiều file pdf cùng lúc, đồng thời có thêm nhánh “gộp rồi in” cho khách hàng đang cần.

Tổng hợp các cách in nhiều file PDF cùng lúc

Cách 1: In nhiều file PDF cùng lúc trực tiếp bằng File Explorer trên Windows

Đây là cách nhanh, không cần cài thêm. Bạn chỉ cần gom tệp vào một thư mục, rồi chọn tất cả.

Bước chuẩn bị thư mục

Bạn tạo một thư mục riêng, đặt tên theo ngày hoặc theo công việc. Bạn chuyển toàn bộ PDF cần in vào đó, tránh để lẫn tài liệu khác.

Nếu bạn cần đúng thứ tự, bạn nên đặt tên theo quy ước trước. Ví dụ: 01_, 02_, 03_ ở đầu tên. Nhờ vậy, Windows sắp xếp theo tên sẽ ổn định hơn.

Thao tác in hàng loạt

1. Mở thư mục chứa tệp.
2. Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả.
3. Nhấp chuột phải, chọn Print.

Windows sẽ lần lượt gửi từng tệp sang trình đọc PDF mặc định, rồi đưa lệnh vào hàng đợi.

Cách này đúng bản chất của cách in nhiều file pdf cùng lúc, nhưng có điểm yếu, vì nó phụ thuộc ứng dụng mặc định và tốc độ máy.

Giới hạn bạn nên biết

• Nếu máy mở nhiều cửa sổ PDF cùng lúc, RAM có thể tăng nhanh.
• Một số máy sẽ hiện hộp thoại in lặp lại, tùy cấu hình.
• Cài đặt in có thể không giữ đồng nhất giữa các tệp, nhất là khi bạn từng in khác khổ.

Nếu bạn in vài chục tệp nhẹ, cách này đủ dùng. Nếu bạn in hàng trăm tệp, bạn nên chọn công cụ có Batch Print.

Cách 2: Batch Print bằng Foxit Reader, phù hợp văn phòng

Foxit Reader có tính năng in theo lô khá trực quan. Điểm lợi nằm ở chỗ bạn chọn thư mục một lần, rồi in theo danh sách.

Khi nào nên dùng Foxit

• Bạn cần in nhiều tệp, muốn ít cửa sổ bật lên.
• Bạn cần kiểm soát máy in, khổ giấy, chế độ hai mặt.
• Bạn muốn thêm hoặc bớt tệp trước khi in.

Các bước thực hiện

1. Mở Foxit Reader.
2. Vào File, chọn Batch Print.
3. Chọn Add Files hoặc Add Folder.
   Kiểm tra danh sách, sắp xếp nếu cần.
4. Chọn máy in, chọn thông số.
5. Bấm OK để chạy.

Cách 3: Dùng phần mềm in hàng loạt như Print Conductor, PDF24

Nếu bạn thường in theo lô lớn, phần mềm chuyên dụng sẽ đáng cân nhắc. Các công cụ này thường có giao diện “Add folder”, “Start printing”, khá dễ hiểu.

Ưu điểm

• Quản lý danh sách tệp tốt.
• Ít mở cửa sổ, giảm tải RAM.
• Có thể giữ cài đặt in đồng nhất cho cả lô.

Rủi ro cần cân nhắc

• Một số phần mềm yêu cầu quyền cài đặt.
• Tài liệu nhạy cảm cần chú ý bảo mật.
• Một số công cụ online không phù hợp hồ sơ nội bộ.

Quy trình chung thường là:

1. Thêm tệp hoặc thư mục.
2. Chọn máy in, chọn cấu hình.
3. Bấm bắt đầu.

Mẹo giữ đúng thứ tự bản in, phần nhiều người bỏ qua

Thứ tự sai là lỗi “đau” nhất, vì bạn mất công phân loại lại. Bạn có thể hạn chế bằng vài bước nhỏ.

Đặt tên tệp theo quy ước

Bạn nên dùng số ở đầu tên, theo dạng 001, 002, 003. Dạng ba chữ số giúp ổn định khi lên tới vài trăm tệp.

Ví dụ:

• 001_Hop_dong.pdf
  002_Phu_luc.pdf
• 003_Bien_ban.pdf
  Sắp xếp theo Name trong thư mục

Bạn mở thư mục, chọn chế độ sắp xếp theo tên. Bạn tránh sắp xếp theo “Date modified”, vì nó thay đổi khi bạn tải lại tệp.

Tránh ký tự gây rối

Một số ký tự như dấu ngoặc, dấu gạch ngang dài, hoặc khoảng trắng đầu tên có thể làm hiển thị khó đoán. Bạn dùng gạch dưới và chữ không dấu là đủ.

Khi làm tốt bước này, cách in nhiều file pdf cùng lúc sẽ bớt sai ở khâu hậu kiểm.

Thiết lập trước khi in để cả lô in đồng nhất

In hàng loạt chỉ nhanh khi bạn chuẩn hóa cài đặt. Bạn nên kiểm tra các điểm sau trước khi bấm lệnh.

Khổ giấy và hướng trang

Bạn thống nhất A4, hoặc A5, tùy bộ tài liệu. Nếu lẫn nhiều khổ, bạn cân nhắc tách lô. Nếu không tách, bản in có thể bị co, hoặc bị cắt mép.

Chế độ in hai mặt

Nếu máy hỗ trợ duplex, bạn bật chế độ này từ đầu. Bạn cũng chọn “Flip on long edge” hoặc “Flip on short edge” tùy tài liệu.

Chế độ màu

Bạn chọn trắng đen khi là hồ sơ chữ. Bạn chọn màu khi tài liệu có biểu đồ cần phân biệt.

Chất lượng in

Với văn bản thường, chế độ tiêu chuẩn đủ dùng. Với hình ảnh, bạn chọn độ phân giải phù hợp, rồi in thử một file đại diện.

Thiết lập chuẩn giúp bạn chạy cách in nhiều file pdf cùng lúc mà không phải dừng giữa chừng.

Những lỗi thường gặp khi in hàng loạt, và cách xử lý nhanh

Bên dưới là nhóm lỗi phổ biến trong văn phòng. Mình trình bày theo hướng “nguyên nhân – cách làm”, để bạn xử lý theo thứ tự.

Lỗi 1: Máy in không phản hồi, hoặc lệnh in đứng im

Bạn kiểm tra kết nối, USB hoặc Wi-Fi. Bạn cũng kiểm tra máy in có đang báo lỗi giấy, báo mở nắp, hoặc báo hết mực.

Nếu vẫn đứng, bạn mở hàng đợi in, xem có job nào bị kẹt. Bạn có thể hủy job lỗi, rồi in lại từ tệp đầu.

Trong nhiều trường hợp, restart dịch vụ Spooler sẽ giúp hàng đợi hoạt động lại. Việc này thường do job cũ bị treo.

Lỗi 2: Một số tệp không in được

Bạn mở riêng tệp đó, thử in một trang. Nếu file lỗi, bạn có thể lưu lại bản mới, hoặc xuất lại PDF từ nguồn.

Với file scan, đôi khi tệp bị hỏng do truyền tải. Bạn tải lại từ nơi gốc, tránh dùng bản copy qua nhiều lần.

Lỗi 3: Thứ tự bản in bị xáo trộn

Bạn kiểm tra tên tệp có số thứ tự hay chưa. Bạn cũng xem ứng dụng Batch Print có cho sắp xếp danh sách không.

Bạn nên in thử 3–5 tệp đầu, rồi xác nhận thứ tự. Khi ổn, bạn mới chạy hết lô.

Lỗi 4: Bản in mờ, sai màu

Bạn kiểm tra mức mực, hoặc kiểm tra chế độ tiết kiệm mực. Bạn cũng xem driver có chọn nhầm “Draft” không.

Với tài liệu quan trọng, bạn in một trang test, rồi mới chạy lô. Thao tác này giúp tránh in lại toàn bộ.

Các bước trên giúp cách in nhiều file pdf cùng lúc không biến thành “in rồi sửa”.

In theo lô là một kỹ năng văn phòng đáng có, vì nó tiết kiệm thao tác, và giúp bạn kiểm soát đồng nhất. Bạn có thể bắt đầu bằng File Explorer, sau đó nâng lên Foxit Batch Print, hoặc gộp bằng Adobe khi cần bộ liền mạch. Quan trọng nhất là chuẩn hóa tên tệp, in thử đại diện, và theo dõi hàng đợi.

Nếu bạn đang xử lý hồ sơ số lượng lớn, hoặc cần tư vấn chọn thiết bị phù hợp cho nhu cầu in ấn theo lô, Photocopy Thuận Nhân có thể hỗ trợ theo hướng kiểm tra cấu hình, tối ưu driver, và hướng dẫn quy trình thao tác cho văn phòng.