Nguyên nhân và cách khắc phục máy photo bị lệch lề chi tiết

Hiện nay, máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong trường học và doanh nghiệp nhờ khả năng in ấn, sao chép nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng có thể gặp phải một số lỗi thường gặp, trong đó máy photo bị lệch lề là tình trạng khá phổ biến, gây ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu, thẩm mỹ và cả độ chính xác nội dung. Cùng với Photocopy Thuận Nhân tìm hiểu chi tiết hơn cách khắc phục tình trạng máy photo bị lệch lề qua bài viết sau nhé!

Hiện tượng lệch lề khi photo là gì?

Hiện tượng máy photo bị lệch lề không còn xa lạ với người dùng khi đây là các lỗi máy photo thường gặp. Bản in bị lệch thường khiến phần nội dung không nằm đúng vị trí trên trang giấy, có thể bị lệch sang trái, phải, trên hoặc dưới dẫn đến mất chữ, mất bố cục cân đối, làm giảm chất lượng của tài liệu. 

• Dấu hiệu nhận biết bản in bị lệch lề:
• Nội dung in không nằm ở vị trí trung tâm trang giấy.
• Khoảng trắng giữa hai lề không đều nhau (ví dụ: lề trái 1cm, lề phải 3 cm).
• Dòng chữ có thể bị in quá sát mép giấy hoặc tràn ra ngoài lề, gây mất chữ.
• Hình ảnh bị in nghiêng, không song song với mép giấy.
• Khi in nhiều bản giống nhau, mỗi bản có thể bị lệch khác nhau (không đồng nhất).

Vì sao máy photo bị lệch lề khi in ?

Cài đặt sai khổ giấy

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến bản in bị lệch. Khi máy photocopy được cài đặt để in trên một loại khổ giấy (ví dụ A4), nhưng khay giấy thực tế lại chứa khổ khác (ví dụ Letter hoặc A3), hệ thống sẽ cố gắng “ép” nội dung vào khổ không tương thích. Kết quả là phần in bị lệch khỏi vị trí trung tâm, có thể khiến chữ bị in sát mép giấy, hoặc mất một phần nội dung bên lề.

Tình huống này thường xảy ra khi người dùng in tài liệu từ phần mềm văn phòng như Word hoặc PDF mà quên điều chỉnh khổ giấy tương ứng trong mục Page Setup hoặc Printer Properties. 

Giấy in không đạt chuẩn

Giấy in tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng bản in. Nếu bạn sử dụng giấy mỏng, tái sử dụng, bị cong góc hoặc đã bị ẩm do bảo quản không đúng cách, máy photocopy sẽ gặp khó khăn khi kéo giấy đều, dẫn đến hiện tượng giấy vào lệch và kéo theo bản in cũng bị lệch theo.

Giấy bị ẩm còn có thể bám dính với nhau, khiến máy kéo nhiều tờ một lúc hoặc kéo không đều, từ đó làm lệch trục in.

Khay giấy đặt sai vị trí 

Mỗi khay giấy trong máy photo đều có các thanh dẫn giấy (paper guide) dùng để cố định giấy đúng vị trí trung tâm. Nếu người dùng không điều chỉnh các thanh này cho sát với mép giấy hoặc để lệch giấy trong khay, máy sẽ nạp giấy lệch trục ngay từ đầu, khiến bản in cũng lệch theo.

Thêm vào đó, nếu khay giấy bị hư hỏng, bị kẹt vật lạ hoặc lắp không đúng khớp, hệ thống sẽ không thể xác định chính xác kích thước và vị trí giấy, dẫn đến bản in bị lệch một cách ngẫu nhiên.

Thiết lập căn lề sai 

Đôi khi, lỗi không phải do máy photo mà nằm ở phần mềm bạn dùng để in. Trong các chương trình như Microsoft Word, Excel, hoặc Adobe Acrobat, người dùng có thể đã thiết lập lề giấy quá sát mép hoặc chọn định dạng khổ giấy không khớp với thực tế.

Ví dụ: nếu tài liệu đang được soạn trên khổ Letter nhưng bạn lại in trên giấy A4 mà không chọn “Scale to fit” hoặc điều chỉnh lề thủ công, nội dung sẽ bị in lệch, mất một phần thông tin. Lỗi này đặc biệt dễ gặp với các file PDF, khi người dùng thường in mà không kiểm tra lại phần “Page Scaling” hoặc “Fit to printable area”.

Mặt kính hoặc cảm biến bị bẩn

Khi sử dụng chức năng sao chụp (copy) trên máy photo, bản gốc sẽ được đặt lên mặt kính để máy quét và in ra bản sao. Nếu mặt kính bị dính bụi, dầu mỡ, vết mực hoặc có dấu tay, cảm biến của máy sẽ không thể nhận diện chính xác vùng cần sao chụp. Hậu quả là bản in bị lệch, không đúng vị trí, có thể nghiêng hoặc thiếu nội dung.

Tương tự, cảm biến giấy bên trong máy cũng đóng vai trò nhận biết vị trí giấy đầu vào. Nếu cảm biến này bị che khuất hoặc bám bụi, máy sẽ kéo giấy sai điểm, gây lệch toàn bộ bản in.

Ngoài ra sau thời gian dài sử dụng, các bộ phận này có thể bị mòn, mất độ chính xác hoặc trục xoay không còn ổn định. Điều này khiến giấy bị kéo lệch, không còn đi đúng hành trình thiết kế ban đầu.

Cách khắc phục máy photocopy bị lệch lề nhanh chóng

Khi gặp tình trạng bản in hoặc bản sao bị lệch lề, thay vì loay hoay thử lại nhiều lần hoặc nghĩ máy đã hỏng, bạn hoàn toàn có thể xử lý vấn đề này một cách nhanh chóng nếu xác định đúng nguyên nhân. Dưới đây là những giải pháp đơn giản, hiệu quả và có thể áp dụng ngay để khắc phục tình trạng máy photocopy bị lệch lề.

Kiểm tra và đồng bộ khổ giấy 

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Rất nhiều lỗi lệch lề xảy ra vì người dùng in văn bản có khổ giấy khác với khổ giấy thực tế trong máy.

Cách thực hiện:

• Trên máy tính, vào phần mềm soạn thảo (Word, Excel, PDF…) > chọn Page Setup > kiểm tra khổ giấy (A4, Letter, Legal…).
• Trên máy photocopy, vào Paper Settings hoặc Tray Settings > chọn đúng khổ giấy tương ứng.
• Khi in, kiểm tra mục “Print Preview” và đảm bảo có tùy chọn như:
• Fit to paper
• Center on page
• Scale 100% hoặc Auto

Lưu ý: Đối với tài liệu scan hoặc copy từ mặt kính, bạn cũng cần chọn đúng khổ giấy đầu ra (Output Size) để máy không tự động co giãn nội dung sai lệch.

Điều chỉnh lề trong phần mềm 

Lề giấy được thiết lập trong tài liệu gốc cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc in có bị lệch hay không.

Cách xử lý:

• Mở tài liệu gốc > vào mục Layout > Margins (trong Word) hoặc File > Print Settings (trong PDF).
• Đặt lề tối thiểu là 2–2.5 cm cho lề trái/phải nếu tài liệu cần đóng gáy.
• Tránh đặt lề quá sát mép giấy (<1cm) vì có thể bị máy cắt mất khi in.

Căn chỉnh lại khay giấy 

Nếu giấy được đặt lệch trong khay, máy sẽ kéo lệch ngay từ đầu. Đây là lỗi phổ biến trong khi người dùng thay giấy nhưng không điều chỉnh lại khay.

Cách thực hiện:

• Tháo giấy ra, sắp xếp lại sao cho ngay ngắn.
• Điều chỉnh thanh căn giấy (paper guide) hai bên cho sát mép giấy, không để giấy bị lệch hoặc lỏng lẻo.
• Đảm bảo giấy không bị cong góc, gấp nếp hoặc ẩm.

Vệ sinh mặt kính

Đối với thao tác photo từ mặt kính (platen glass), mặt kính dơ sẽ khiến cảm biến đọc sai vị trí tài liệu, dẫn đến lệch lề khi in ra.

Cách xử lý:

• Dùng khăn mềm sạch, không xơ, thấm nước lau kính hoặc cồn chuyên dụng.
• Lau nhẹ nhàng toàn bộ mặt kính và phần cảm biến.
• Lau khay ADF nếu bạn dùng chế độ nạp tài liệu tự động.

Mẹo: Nên vệ sinh định kỳ mỗi tuần một lần để duy trì độ chính xác.

Khởi động lại máy và cập nhật

Đôi khi, lỗi lệch lề không phải do phần cứng, mà do trình điều khiển in bị xung đột hoặc sai cài đặt.

Cách khắc phục:

• Tắt nguồn máy photocopy, rút dây nguồn khoảng 1–2 phút rồi khởi động lại.
• Trên máy tính, kiểm tra và cập nhật driver máy in/photocopy qua website chính hãng.
• Xóa và cài đặt lại máy in.

Photocopy Thuận Nhân – đơn vị chuyên cung cấp và cho thuê máy photocopy

Photocopy Thuận Nhân là đơn vị uy tín chuyên cung cấp và cho thuê máy photocopy chất lượng cao tại TP.HCM và các khu vực lân cận. Thuận Nhân cung cấp đa dạng dòng máy từ Ricoh, Toshiba đến Canon, phù hợp cho văn phòng, trường học và doanh nghiệp. Dịch vụ thuê máy photocopy giá rẻ linh hoạt theo tháng, hỗ trợ kỹ thuật tận nơi, bảo trì, nạp mực hoàn toàn miễn phí. 

Qua những chia sẻ trên, có thể thấy lỗi máy photo bị lệch lề tuy phổ biến nhưng hoàn toàn có thể xử lý nhanh chóng nếu xác định đúng nguyên nhân và áp dụng các bước khắc phục phù hợp.  Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình xử lý hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu, đừng ngần ngại liên hệ Photocopy Thuận Nhân để được hỗ trợ tốt nhất nhé!