Cách xử lý hiệu quả máy photocopy bị nhăn giấy

Hiện tượng máy photocopy bị nhăn giấy không chỉ gây gián đoạn công việc mà còn làm giảm tuổi thọ thiết bị. Theo khảo sát của IDC năm 2024, có đến 68% văn phòng từng gặp lỗi nhăn giấy khi in. Trong bài viết này, Photocopy Thuận Nhân sẽ chia sẻ nguyên nhân phổ biến và giải pháp khắc phục hiệu quả. Nếu bạn đang đau đầu với vấn đề này, đừng bỏ qua những thông tin dưới đây.

Vì sao giấy bị nhăn trong quá trình photocopy?

Tình trạng giấy bị nhăn là lỗi máy photo phổ biến khi in ở nhiều dòng máy photocopy, từ loại nhỏ đến thiết bị công suất lớn. Đôi khi, hiện tượng này chỉ xảy ra ở vài tờ in đầu tiên. Tuy nhiên, nếu không được khắc phục triệt để, nó có thể lan rộng và làm hỏng nhiều linh kiện bên trong máy.

Lỗi này thường do tác động từ cả yếu tố vật lý lẫn cơ học bên trong thiết bị. Để tìm ra hướng giải quyết tối ưu, trước tiên bạn cần hiểu nguyên nhân gốc rễ gây ra tình trạng giấy bị nhăn.

Ảnh hưởng từ độ ẩm của giấy và không gian sử dụng

Độ ẩm là một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua khi sử dụng máy photocopy. Giấy in nếu bị hút ẩm từ môi trường sẽ dễ mềm, cong và không còn giữ được độ phẳng như ban đầu. Khi đi qua trục ép nóng, giấy ẩm dễ bị biến dạng, dẫn đến nhăn hoặc gấp nếp.

Không gian làm việc có độ ẩm cao (trên 60%) là nguyên nhân gián tiếp khiến máy photocopy bị nhăn giấy. Đặc biệt, vào mùa mưa hoặc tại các văn phòng gần nhà bếp, phòng giặt, kho chứa – giấy in càng dễ hút ẩm. Ngoài ra, khi lưu trữ giấy sai cách, chẳng hạn đặt sát sàn hoặc gần cửa sổ, giấy cũng dễ hấp thụ nước.

Trục kéo giấy và roller ép gặp sự cố

Một trong những nguyên nhân cơ học phổ biến nhất khiến giấy bị nhăn là trục kéo giấy và roller ép bị hỏng hoặc bám bụi. Trục kéo giấy giữ vai trò đẩy tờ in đi theo đúng hành trình. Nếu trục bị mòn, trượt hoặc quay lệch, giấy dễ bị kéo lệch hướng, dẫn tới nhăn.

Tương tự, roller ép cũng là linh kiện quan trọng trong quá trình hoàn thiện bản in. Khi bề mặt roller có dị vật, bị biến dạng hoặc gỉ sét, áp lực không đồng đều sẽ làm giấy bị gấp nếp. Đặc biệt, nếu máy đã sử dụng trên 5 năm và chưa thay roller, nguy cơ gặp lỗi này khá cao.

Vấn đề ở khay giấy và hệ thống nạp giấy

Khay giấy thiết kế không chắc chắn, bị lệch hoặc lắp sai khớp cũng là nguyên nhân tiềm ẩn. Khi giấy không được đặt đều, hệ thống nạp sẽ kéo giấy không đồng trục, gây vênh giấy trong suốt quá trình di chuyển.

Bên cạnh đó, nếu hệ thống nạp giấy bị hao mòn do sử dụng lâu ngày, việc đưa giấy vào máy có thể diễn ra chậm chạp, ngắt quãng. Điều này dẫn đến việc giấy bị gập nhẹ ở cạnh hoặc mép trước khi được in, gây nhăn khi đi qua cụm sấy.

Lỗi ở drum và cụm sấy của máy photocopy

Cụm drum và cụm sấy là nơi tiếp xúc trực tiếp với giấy ở nhiệt độ cao để hoàn thiện hình ảnh. Nếu drum bị mòn, bám mực thừa hoặc lắp lệch, sẽ ảnh hưởng đến hành trình giấy.

Đặc biệt, khi cụm sấy hoạt động không đều nhiệt hoặc bộ phận sấy không đủ nóng, giấy sẽ bị kéo lệch hướng, dễ cong hoặc nhăn theo mép. Đây là lỗi khó phát hiện bằng mắt thường, nhưng lại thường xuyên xảy ra ở máy in văn phòng cũ, hoặc các thiết bị không được vệ sinh định kỳ.

Cách khắc phục hiện tượng giấy bị nhăn khi in

Để xử lý dứt điểm tình trạng máy photocopy bị nhăn giấy, bạn cần xác định đúng nguyên nhân. Bên cạnh việc thay thế linh kiện, việc thay đổi thói quen sử dụng cũng đóng vai trò quan trọng.

Kiểm soát độ ẩm của giấy và không gian văn phòng

Trước tiên, hãy bảo quản giấy in tại nơi khô ráo, thoáng mát. Tránh đặt giấy gần cửa sổ, điều hòa hoặc những khu vực dễ thay đổi nhiệt độ đột ngột. Sử dụng hộp đựng giấy chuyên dụng hoặc tủ nhựa có gioăng chống ẩm sẽ giúp duy trì chất lượng giấy tốt hơn.

Đối với các văn phòng có độ ẩm cao, nên lắp đặt máy hút ẩm để giữ môi trường ổn định quanh năm. Mỗi tháng, bạn nên kiểm tra lại chất lượng giấy dự trữ bằng cách uốn nhẹ – nếu giấy mềm, cong hoặc mốc, hãy thay thế ngay lập tức.

Bảo dưỡng và làm sạch máy photocopy định kỳ

Một thiết bị dù hiện đại đến đâu nếu không được bảo dưỡng sẽ nhanh xuống cấp. Theo khuyến nghị từ hãng Ricoh, mỗi 3 tháng bạn nên vệ sinh toàn bộ hệ thống kéo giấy, roller và cụm drum bằng bộ dụng cụ chuyên dụng.

Bên cạnh đó, việc kiểm tra độ hao mòn các trục, bánh răng và linh kiện chuyển động cũng rất quan trọng. Nhiều văn phòng đã duy trì chế độ bảo trì định kỳ, giúp kéo dài tuổi thọ máy lên đến 7 – 10 năm mà không cần thay thế lớn.

Điều chỉnh thiết lập và thông số kỹ thuật máy in

Máy photocopy thường được cài đặt sẵn theo mức trung bình. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng các loại giấy dày, giấy mỹ thuật hoặc giấy tái chế, cần điều chỉnh lại thông số tương ứng.

Tại menu thiết lập, hãy kiểm tra tốc độ kéo giấy, nhiệt độ sấy và độ ép. Đối với dòng Ricoh MP 5055, người dùng có thể chỉnh độ ép giấy từ 60% đến 95% tùy loại giấy. Điều này không chỉ giảm lỗi nhăn giấy mà còn tăng độ sắc nét bản in.

Lựa chọn giấy in chuyên dụng và chất lượng tốt

Một giải pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả là thay đổi loại giấy in. Giấy mỏng dưới 70gsm hoặc giấy tái chế thường không phù hợp với máy in công suất lớn. Tốt nhất, bạn nên dùng giấy in từ các thương hiệu uy tín như Double A, IK Plus, Paper One,…

Giấy nên có độ dày từ 80gsm trở lên, bề mặt nhẵn, không bụi. Khi chọn giấy, hãy chú ý đến thông số độ ẩm (<6%), kích thước đồng đều và độ trắng ổn định. Đầu tư một lần, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí bảo trì và tránh tình trạng máy photocopy bị nhăn giấy trong thời gian dài.

Kết luận

Máy photocopy bị nhăn giấy là lỗi phổ biến nhưng hoàn toàn có thể khắc phục nếu hiểu rõ nguyên nhân. Từ việc kiểm soát độ ẩm, bảo dưỡng định kỳ, đến thay thế linh kiện – mỗi giải pháp đều giúp thiết bị hoạt động ổn định hơn. Đừng để những tờ giấy nhăn ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn. Hãy để Photocopy Thuận Nhân đồng hành cùng bạn trong hành trình tối ưu hiệu suất in ấn, nâng cao chất lượng công việc mỗi ngày.