Nguyên nhân và cách khắc phục máy photocopy bị bóng chữ

Hiện nay, máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng, cơ quan, trường học và nhiều lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không ít người gặp phải tình trạng máy photo bị bóng chữ, khiến tài liệu không nhìn rõ ràng. Đây không chỉ là lỗi gây khó chịu mà còn có thể là dấu hiệu máy đang gặp vấn đề kỹ thuật, cần được kiểm tra và khắc phục kịp thời.

Hiện tượng bản in bị bóng chữ là như thế nào ?

Bản in bị bóng chữ là tình trạng trên giấy xuất hiện những hình ảnh hoặc chữ mờ, lặp lại nhiều lần theo chiều in, giống như có “bóng ma” của nội dung chính. Thông thường, chữ hoặc hình bị bóng sẽ có độ đậm nhạt khác nhau và cách nội dung chính một khoảng cố định. Hiện tượng này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng bản in, khiến tài liệu thiếu tính chuyên nghiệp, mà còn là dấu hiệu cảnh báo máy photocopy hoặc máy in đang gặp vấn đề về linh kiện hoặc kỹ thuật vận hành.

Nguyên nhân làm cho máy photocopy bị bóng chữ

Hiện tượng bản in bị bóng chữ có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, liên quan đến cả phần cứng lẫn cách vận hành máy. 

Trống (drum) đã mòn hoặc sắp hết tuổi thọ

Trống là bộ phận quan trọng có nhiệm vụ nhận và truyền hình ảnh từ tia laser hoặc hệ thống quang học lên giấy in. Khi bề mặt trống bị mòn, trầy xước hoặc đã đến giới hạn số bản in, khả năng giữ và truyền mực sẽ giảm, dẫn đến hiện tượng mực còn sót lại trên drum in thêm lần nữa vào giấy, gây ra bóng chữ. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất, đặc biệt ở các máy đã sử dụng lâu mà chưa thay trống.

Lô sấy bị lỗi: không đủ nhiệt hoặc dính bẩn

Lô sấy (fuser) là nơi cố định mực lên giấy bằng nhiệt và áp lực. Nếu nhiệt độ không đủ, mực sẽ không bám chặt vào giấy, một phần mực có thể dính lại trên bề mặt lô sấy và được in lại ở những vị trí tiếp theo, tạo thành bóng chữ. Ngoài ra, lô sấy bị dính bẩn, bám mực cũ hoặc giấy vụn cũng làm tăng nguy cơ xuất hiện tình trạng này.

Gương, cụm quang học bẩn hoặc lệch vị trí

Trong các máy photocopy sử dụng hệ thống quang học, gương và thấu kính đóng vai trò phản xạ và truyền hình ảnh. Nếu các bộ phận này bị bám bụi, dính mực, hoặc bị lệch vị trí, tín hiệu hình ảnh sẽ bị sai lệch, khiến máy “quét” lại hình ảnh cũ và in ra bóng chữ. Vấn đề này thường gặp ở các máy lâu ngày không được vệ sinh bảo dưỡng định kỳ.

Mực không chính hãng hoặc bị ẩm, vón cục

Chất lượng mực in ảnh hưởng trực tiếp đến độ sắc nét và độ bám của bản in. Khi sử dụng mực không chính hãng, mực kém chất lượng, hoặc mực bị ẩm, vón cục do bảo quản không đúng cách, các hạt mực sẽ không bám đều, dễ bị sót lại và in thêm lần nữa, gây bóng chữ. Đây là lý do tại sao nhiều kỹ thuật viên luôn khuyến nghị dùng mực chính hãng và bảo quản mực ở nơi khô ráo, thoáng mát.

Lỗi do thiết lập sai thông số in/copy

Một số trường hợp bóng chữ không xuất phát từ lỗi phần cứng mà do thiết lập thông số không phù hợp. Ví dụ: chọn chế độ in tiết kiệm mực, tốc độ in quá nhanh, hoặc chọn sai loại giấy khiến máy không điều chỉnh nhiệt độ và áp lực lô sấy đúng mức. Khi đó, mực sẽ không được cố định tốt trên giấy và dễ bị in lại ở các vị trí sau.

Cách khắc phục máy photocopy không còn bóng chữ nhanh chóng

Khi máy photocopy xuất hiện hiện tượng bóng chữ, chất lượng bản in sẽ giảm đáng kể, gây khó chịu và ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của tài liệu. Để xử lý nhanh chóng và hiệu quả, bạn có thể áp dụng một số biện pháp đơn giản dưới đây trước khi gọi kỹ thuật viên.

Vệ sinh gương, trống, cụm quang học

Bụi bẩn, mực thừa bám trên gương, trống hoặc cụm quang học là nguyên nhân phổ biến gây bóng chữ. Bạn nên vệ sinh định kỳ các bộ phận này bằng khăn mềm, sạch, không xước để tránh làm hỏng bề mặt linh kiện. Khi vệ sinh, cần thao tác nhẹ nhàng và tránh dùng hóa chất ăn mòn để đảm bảo tuổi thọ thiết bị.

Thay trống mới

Mỗi loại trống photocopy đều có giới hạn số bản in nhất định, thường dao động từ 40.000 đến 80.000 bản. Khi trống đã mòn hoặc xuất hiện vết xước, việc thay mới là cần thiết để khôi phục chất lượng bản in, tránh hiện tượng bóng chữ hoặc nhòe mực.

Kiểm tra, vệ sinh hoặc thay lô sấy

Lô sấy bị dính bẩn, kẹt giấy hoặc hỏng bộ phận gia nhiệt sẽ khiến mực không bám chặt lên giấy, dẫn đến bóng chữ. Hãy kiểm tra lô sấy định kỳ, vệ sinh sạch bề mặt và thay mới nếu phát hiện nứt, rách hoặc mất khả năng gia nhiệt.

Đổ lại mực chuẩn chính hãng, không dùng mực tái chế kém chất lượng

Chất lượng mực in ảnh hưởng trực tiếp đến độ sắc nét của bản in. Bạn nên sử dụng mực chính hãng, đúng loại dành cho máy photocopy của mình, tránh dùng mực tái chế hoặc mực trôi nổi vì dễ gây bóng chữ, tắc mực và hỏng linh kiện.

Khôi phục cài đặt gốc hoặc chỉnh lại thông số copy 

Nếu nguyên nhân bóng chữ đến từ việc cài đặt thông số sai, bạn có thể khôi phục máy về trạng thái mặc định hoặc điều chỉnh lại các thông số như độ tương phản, độ đậm nhạt của bản in. Việc tối ưu thiết lập sẽ giúp máy hoạt động ổn định và hạn chế lỗi in ấn.

Một số mẹo giúp máy photocopy không còn bị bóng chữ

Để hạn chế tình trạng bản in bị bóng chữ, ngoài việc khắc phục lỗi kịp thời, bạn cần áp dụng những thói quen sử dụng và bảo quản máy hợp lý. Một vài mẹo đơn giản dưới đây sẽ giúp máy photocopy hoạt động ổn định, cho ra bản in sắc nét và bền bỉ hơn.

Không in hoặc photo khi máy đang báo lỗi

Khi máy photocopy hiển thị thông báo lỗi, bạn tuyệt đối không nên tiếp tục in hoặc sao chép. Việc cố gắng sử dụng máy trong tình trạng lỗi có thể làm hỏng linh kiện, khiến vấn đề bóng chữ trở nên nghiêm trọng hơn. Hãy kiểm tra mã lỗi và xử lý triệt để trước khi tiếp tục sử dụng.

Bảo trì định kỳ máy photocopy 3–6 tháng/lần

Việc bảo dưỡng định kỳ sẽ giúp phát hiện sớm các dấu hiệu hao mòn hoặc hỏng hóc ở trống, lô sấy, cụm quang học… Tùy vào tần suất sử dụng, bạn nên bảo trì máy photocopy khoảng 3–6 tháng/lần để giữ cho máy hoạt động ổn định và hạn chế tình trạng bóng chữ.

Sử dụng mực và linh kiện chính hãng

Mực in và linh kiện chính hãng không chỉ đảm bảo chất lượng bản in mà còn giúp tăng tuổi thọ của máy. Ngược lại, mực kém chất lượng hoặc linh kiện không phù hợp dễ gây lỗi bóng chữ, tắc mực và hỏng trống.

Hạn chế để máy ở nơi ẩm ướt, bụi bẩn

Môi trường đặt máy photocopy ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và độ bền của thiết bị. Độ ẩm cao có thể làm mực bị vón cục, bụi bẩn dễ bám vào gương và trống, gây ra bóng chữ. Hãy đặt máy ở nơi khô ráo, thoáng mát và tránh gần nguồn nhiệt lớn.

Tắt máy hoàn toàn khi không dùng nhiều ngày

Nếu bạn không sử dụng máy photocopy trong thời gian dài, nên tắt máy hoàn toàn để tiết kiệm điện và tránh tình trạng nhiệt hoặc bụi bẩn tích tụ bên trong. Điều này cũng giúp bảo vệ linh kiện và duy trì chất lượng bản in khi máy được sử dụng lại.

Khi nào nên gọi kỹ thuật viên để xử lý ?

Đã vệ sinh, thay mực, chỉnh thông số nhưng không cải thiện

Nếu bạn đã thử các biện pháp cơ bản như vệ sinh gương và trống, thay mực mới, hoặc điều chỉnh lại thông số in/copy nhưng tình trạng bóng chữ vẫn không thay đổi, rất có thể máy đang gặp vấn đề ở các bộ phận bên trong. Đây là lúc cần đến sự hỗ trợ của kỹ thuật viên để kiểm tra sâu hơn.

Xuất hiện thêm lỗi khác: kẹt giấy, nhòe toàn trang, vệt đen ngang

Khi hiện tượng bóng chữ đi kèm với các lỗi nghiêm trọng khác như kẹt giấy liên tục, bản in nhòe toàn trang hoặc xuất hiện các vệt đen ngang dài, máy có thể đang gặp hư hỏng ở nhiều linh kiện cùng lúc. Việc cố gắng tự xử lý lúc này có thể khiến tình trạng tệ hơn, vì vậy bạn nên liên hệ kỹ thuật viên ngay.

Cần thay trống/lô sấy nhưng không có chuyên môn kỹ thuật

Trống (drum) và lô sấy là những linh kiện quan trọng, việc thay thế đòi hỏi kiến thức và kỹ năng chuyên môn cao. Nếu không có kinh nghiệm, bạn có thể làm hỏng các bộ phận khác hoặc lắp sai, khiến máy không hoạt động được. Trong trường hợp này, gọi kỹ thuật viên sẽ giúp đảm bảo an toàn cho cả máy và bản in.

Máy tính Thuận Nhân – đơn vị chuyên cung cấp máy và cho thuê máy photocopy giá tốt

Máy tính Thuận Nhân là địa chỉ uy tín trong lĩnh vực cung cấp và cho thuê máy photocopy tại thị trường Việt Nam, đặc biệt được nhiều doanh nghiệp, văn phòng và cửa hàng tin tưởng lựa chọn. Với đa dạng mẫu mã, từ máy photocopy mới 100% đến máy đã qua sử dụng nhưng được bảo dưỡng kỹ lưỡng, Thuận Nhân đáp ứng mọi nhu cầu in ấn, sao chép với chi phí hợp lý.

Không chỉ bán máy, Thuận Nhân còn cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy giá tốt theo ngày, tháng hoặc dài hạn, phù hợp cho các đơn vị muốn tối ưu chi phí đầu tư ban đầu. Khách hàng được hỗ trợ lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo trì và thay mực miễn phí trong suốt thời gian thuê. Với đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, Thuận Nhân luôn đảm bảo máy hoạt động ổn định, cho ra bản in sắc nét, không bị bóng chữ hay lem mực.

Qua những chia sẻ trên, có thể thấy hiện tượng máy photocopy bị bóng chữ hoàn toàn có thể phòng tránh và khắc phục nếu người dùng nắm rõ nguyên nhân cũng như áp dụng đúng cách xử lý. Nếu cần tư vấn, mua hoặc thuê máy photocopy chất lượng với giá tốt, Máy tính Thuận Nhân sẽ là đối tác tin cậy, luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ bạn trong mọi nhu cầu in ấn.