Nguyên nhân và cách khắc phục máy photocopy báo lỗi hết mực

Hiện nay, máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng, doanh nghiệp, trường học hay cơ quan hành chính. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng máy không ít người gặp lỗi máy photocopy báo lỗi hết mực dù vẫn in được hoặc vừa mới thay mực không lâu. Cùng với Photocopy Thuận Nhân tìm hiểu hơn về tình trạng máy photocopy báo lỗi hết mực qua bài viết sau nhé!

Biểu hiện khi máy photocopy báo lỗi hết mực

Khi máy photocopy báo lỗi hết mực, sẽ có những hiện tượng giúp người dùng dễ dàng nhận biết, từ đó kịp thời xử lý để không làm gián đoạn công việc in ấn. 

Một trong những dấu hiệu phổ biến nhất là chất lượng bản in bắt đầu mờ, nhạt màu, không đều, đặc biệt là các vùng chữ hoặc hình ảnh có màu đen sẽ xuất hiện vết sọc, chấm trắng hoặc không in được rõ nét.

Ngoài ra, nhiều dòng máy hiện đại sẽ hiển thị trực tiếp thông báo lỗi trên màn hình LCD với các mã lỗi như “Toner Low”, “Replace Toner” hoặc biểu tượng cảnh báo chớp nháy liên tục. Một số máy sẽ ngừng hoạt động hoàn toàn và yêu cầu thay mực trước khi tiếp tục công việc. Nếu bạn sử dụng máy photocopy có kết nối mạng, hệ thống cũng có thể gửi cảnh báo đến máy tính chủ hoặc email để thông báo lỗi này.

Một biểu hiện khác mà người dùng nên lưu ý là âm thanh hoạt động của máy có thể thay đổi bất thường, ví dụ như máy khởi động nhưng không in, hoặc phát ra tiếng động lạ khi đang hoạt động.

Nguyên nhân khiến máy photocopy báo lỗi hết mực

Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến việc máy photocopy báo lỗi hết mực, không phải lúc nào cũng là do hộp mực thực sự cạn kiệt. 

Hộp mực đã hết: Đây là nguyên nhân chính và dễ hiểu nhất. Sau một thời gian sử dụng, mực in trong hộp sẽ dần cạn kiệt, khiến máy không thể cung cấp đủ lượng mực cần thiết để tạo ra bản in rõ nét.

Cảm biến mực bị lỗi hoặc bẩn: Cảm biến trong máy có nhiệm vụ đo lường lượng mực còn lại. Khi cảm biến bị bám bụi, lệch vị trí hoặc hỏng hóc, nó có thể gửi tín hiệu sai khiến máy báo hết mực dù hộp mực vẫn còn sử dụng được.

Sử dụng mực không chính hãng: Một số loại mực thay thế không đạt tiêu chuẩn hoặc không phù hợp với dòng máy cũng có thể gây ra lỗi báo hết mực, ngay cả khi hộp mực còn đầy.

Thay mực không đúng cách: Nếu người dùng thay mực không đúng quy trình, không gắn khớp hộp mực vào đúng vị trí hoặc không reset bộ đếm mực, máy cũng có thể hiểu nhầm là hộp mực vẫn đang trống và báo lỗi.

Cách khắc phục máy photocopy báo lỗi hết mực

Khi máy photocopy báo lỗi hết mực, việc xử lý đúng cách không chỉ giúp máy hoạt động lại bình thường mà còn tránh được các lỗi phát sinh khác.

Kiểm tra lại mực: Đôi khi máy báo lỗi nhưng thực tế mực vẫn còn. Bạn có thể tháo hộp mực ra, lắc nhẹ để mực dàn đều và lắp lại để kiểm tra. Nếu bản in sắc nét trở lại, có thể tiếp tục sử dụng trong một thời gian ngắn trước khi thay.

Vệ sinh cảm biến mực: Dùng khăn mềm sạch hoặc tăm bông lau nhẹ cảm biến mực để loại bỏ bụi bẩn gây cản trở việc nhận tín hiệu. Đảm bảo máy đã tắt nguồn trước khi thao tác để tránh sự cố.

Reset bộ đếm mực: Một số dòng máy cần reset bộ đếm sau khi thay mực mới. Thao tác này tùy thuộc vào dòng máy cụ thể (Ricoh, Canon, Toshiba…), bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng hoặc liên hệ kỹ thuật viên nếu không rõ cách thực hiện.

Thay thế hộp mực chính hãng: Nếu hộp mực thực sự đã hết, hãy thay bằng hộp mực chính hãng hoặc loại thay thế có chất lượng đảm bảo, tương thích với dòng máy đang dùng. Tránh dùng mực kém chất lượng vì dễ gây hư đầu phun, lem mực hoặc làm máy báo lỗi liên tục.

Khởi động lại máy: Sau khi thao tác thay mực hoặc vệ sinh, hãy khởi động lại máy để hệ thống cập nhật trạng thái mới. Nhiều lỗi đơn giản sẽ tự động được xóa sau bước này.

Những câu hỏi thường gặp khi máy photocopy báo lỗi hết mực

Máy photo vẫn in được nhưng vẫn báo hết mực, có sao không?

Điều này thường xảy ra khi cảm biến mực bị lệch, bẩn hoặc do bộ đếm chưa được reset. Nếu bản in vẫn rõ nét, bạn có thể tiếp tục sử dụng trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, nên theo dõi sát chất lượng bản in, vì nếu tiếp tục dùng khi mực sắp cạn, sẽ làm mòn trống hoặc hỏng cụm từ. Việc kéo dài quá mức còn ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy.

Có nên tự reset hay phải gọi kỹ thuật viên?

Nếu bạn có kinh nghiệm và hiểu rõ dòng máy đang dùng, việc tự reset bộ đếm mực là hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, nếu không chắc chắn, tốt nhất nên gọi kỹ thuật viên. Việc reset sai cách có thể dẫn đến lỗi hệ thống, mất cấu hình máy hoặc gây hư hỏng cảm biến. 

Cách phân biệt mực giả – mực thật như thế nào?

Mực in giả thường có giá rẻ hơn đáng kể, bao bì kém chất lượng, không có tem chống hàng giả, mã QR hoặc mã vạch thường không tra được thông tin. Khi sử dụng mực giả, bản in thường bị lem, mờ, có đốm hoặc gây mùi khó chịu khi máy hoạt động. 

Ngoài ra, nên mua mực từ các nhà cung cấp uy tín, có chính sách đổi trả và hỗ trợ kỹ thuật đi kèm để đảm bảo chất lượng.

Bao lâu nên thay mực một lần?

Tần suất thay mực phụ thuộc vào tần suất sử dụng máy photocopy. Với các văn phòng sử dụng thường xuyên, trung bình sau 3.000 – 10.000 bản in, người dùng nên kiểm tra và thay mực. Nếu máy sử dụng gián đoạn hoặc ít in, mực có thể bị khô sau khoảng 6–12 tháng, kể cả khi chưa dùng hết.

Photocopy Thuận Nhân – đơn vị chuyên cung cấp và cho thuê máy photocopy

Photocopy Thuận Nhân là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp, cho thuê và bảo trì máy photocopy cho doanh nghiệp, trường học, cơ quan nhà nước và các hộ kinh doanh cá nhân. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Thuận Nhân luôn cam kết mang đến giải pháp in ấn hiệu quả đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng từ cơ bản đến cao cấp.

Chúng tôi cung cấp đa dạng các dòng máy photocopy chính hãng từ các thương hiệu nổi tiếng như Ricoh, Toshiba, Canon, Xerox, đảm bảo máy hoạt động ổn định, chất lượng bản in rõ nét và tiết kiệm tối đa chi phí vận hành. Dịch vụ cho thuê máy photocopy của Thuận Nhân linh hoạt theo tháng, quý hoặc năm, kèm theo chính sách bảo trì định kỳ miễn phí, hỗ trợ kỹ thuật tận nơi trong vòng 2h sau khi nhận được yêu cầu.

Với phương châm “Khách hàng là trung tâm – Dịch vụ là giá trị cốt lõi”, Photocopy Thuận Nhân luôn nỗ lực không ngừng để mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho mọi khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cho thuê máy photocopy uy tín, giá tốt, dịch vụ nhanh chóng tại TP.HCM.

Qua những chia sẻ trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng máy photocopy báo lỗi hết mực. Việc sử dụng mực in chính hãng, vệ sinh định kỳ và bảo dưỡng máy đúng cách sẽ giúp thiết bị hoạt động ổn định, bền bỉ hơn. Nếu gặp sự cố phức tạp, đừng ngần ngại liên hệ với Photocopy Thuận Nhân để được hỗ trợ tốt nhất nhé!