Thời gian khấu hao máy photocopy thực sự là bao lâu ?

Trong hoạt động kế toán tài chính của doanh nghiệp, khấu hao máy photocopy là một phần quan trọng giúp phản ánh chính xác giá trị sử dụng của tài sản cố định theo thời gian. Việc tính khấu hao đúng không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, xác định lợi nhuận chính xác và giảm rủi ro thuế. Cùng với photocopy Thuận Nhân tìm hiểu hơn về khấu hao máy photocopy tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Khấu Hao Máy Photocopy Là Gì ?

Khấu hao hay còn gọi là hao mòn tài sản cố định là việc phân bổ giá trị của một tài sản hữu hình (máy móc, thiết bị) vào chi phí trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của nó. Khi nói đến máy photocopy, khấu hao có nghĩa là: doanh nghiệp hoặc cơ quan sẽ ghi nhận phần giá trị của chiếc máy bị mất dần qua các năm do sử dụng, hao mòn, lạc hậu công nghệ hoặc giảm giá thị trường.

Cụ thể với máy photocopy, việc hiểu đúng khấu hao gồm:

• Xác định nguyên giá (giá mua + các chi phí liên đới khi đưa máy vào sử dụng)
• Xác định thời gian sử dụng hữu ích mà theo quy định – máy sẽ được dùng để tính khấu hao trong một khoảng năm nhất định.
• Xác định tỷ lệ khấu hao hàng năm = 100% ÷ số năm sử dụng hữu ích (nếu áp dụng theo phương pháp đường thẳng).
• Hàng năm, doanh nghiệp sẽ ghi chi phí khấu hao tương ứng vào sổ sách kế toán, giúp phản ánh đúng giá trị còn lại của tài sản và phân bổ chi phí hợp lý vào kết quả kinh doanh.

Với máy photocopy, việc xác định đúng thời gian và tỷ lệ khấu hao rất quan trọng vì giúp doanh nghiệp tính đúng chi phí, giảm thuế. Giúp phản ánh đúng giá trị còn lại của tài sản nếu để lâu, máy có thể lạc hậu công nghệ hoặc cần thay thế.

Đối với cơ quan nhà nước, khấu hao đúng cũng giúp quản lý tài sản công minh bạch và hiệu quả hơn.

Quy Định Mới Nhất Về Thời Gian Và Tỷ Lệ Khấu Hao Máy Photocopy (2025)

Căn cứ vào Thông tư 23/2023/TT‑BTC ngày 25/04/2023 của Bộ Tài chính, có hiệu lực thi hành từ ngày 10/6/2023 và áp dụng từ năm tài chính 2023:

• Thời gian tính hao mòn đối với máy photocopy được quy định là 5 năm (so với trước là 8 năm).
• Tỷ lệ khấu hao là 20%/năm (so với trước là 12,5%/năm).
• Quy định này áp dụng cho tài sản cố định hữu hình, mục “Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến”. Trong bảng phụ lục, mục “Máy photocopy” được liệt kê với thời gian 5 năm, tỷ lệ 20%.

Một số lưu ý khi áp dụng:

Dù quy định có hiệu lực từ 10/6/2023 nhưng khi lập hồ sơ kế toán hoặc làm báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần kiểm tra xem liệu tài sản đã khấu hao theo thời gian cũ hay chuyển sang thời gian mới.

Máy photocopy nằm trong nhóm “máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến” nên nếu doanh nghiệp phân loại khác (ví dụ: là thiết bị chuyên dụng) thì có thể phải xem lại phân loại cho phù hợp.

Việc điều chỉnh này có thể ảnh hưởng đến chi phí khấu hao hàng năm thay đổi chi phí, kết quả kinh doanh và thuế nên doanh nghiệp cần lưu ý và thực hiện cập nhật sổ sách phù hợp.

Lợi Ích Khi Xác Định Đúng Thời Gian Khấu Hao

Việc xác định đúng thời gian khấu hao máy photocopy không chỉ là yêu cầu của pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cơ quan và cả cá nhân kinh doanh:

Phản ánh chính xác giá trị tài sản

Khi khấu hao đúng thời gian quy định, giá trị còn lại của máy photocopy trên sổ sách kế toán sẽ sát thực tế hơn. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tài sản cố định, lên kế hoạch bảo dưỡng hoặc thay thế khi cần.

Tối ưu chi phí và nghĩa vụ thuế

Khấu hao là khoản chi phí hợp lệ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu xác định đúng thời gian khấu hao, doanh nghiệp sẽ phân bổ chi phí hợp lý, tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Quản lý tài sản hiệu quả

Khấu hao giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình sử dụng và hao mòn của từng máy photocopy. Khi giá trị còn lại giảm đến ngưỡng thấp, bộ phận kế toán có thể đề xuất thay thế, thanh lý hoặc đầu tư máy mới.

Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật

Việc tuân thủ đúng khung thời gian và tỷ lệ khấu hao theo Thông tư 23/2023/TT-BTC giúp doanh nghiệp tránh bị phạt hành chính, đồng thời tạo sự minh bạch trong sổ sách tài chính.

Hỗ trợ lập kế hoạch đầu tư và tài chính

Khi có dữ liệu khấu hao chính xác, doanh nghiệp dễ dàng tính toán dòng tiền, dự báo chi phí hoạt động, và lên kế hoạch đầu tư trang thiết bị mới phù hợp với nhu cầu thực tế.

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Thời Gian Khấu Hao Máy Photocopy

Thời gian khấu hao của máy photocopy không phải lúc nào cũng giống nhau giữa các đơn vị. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, cả khách quan (môi trường, công nghệ) lẫn chủ quan (cách sử dụng, mục đích kinh doanh):

Chủng loại và công nghệ máy

Máy photocopy kỹ thuật số đời mới thường có độ bền và hiệu suất cao hơn so với máy analog hoặc máy cơ đời cũ. Vì vậy, thời gian sử dụng hữu ích của mỗi loại sẽ khác nhau, dẫn đến mức khấu hao khác nhau.

Tần suất sử dụng

Máy dùng liên tục trong môi trường văn phòng lớn, trung tâm in ấn hay dịch vụ photocopy công cộng sẽ hao mòn nhanh hơn so với máy dùng ít trong cơ quan nhỏ. Tần suất cao → hao mòn nhanh → thời gian khấu hao thực tế ngắn hơn.

Điều kiện bảo dưỡng và môi trường làm việc

Máy đặt trong môi trường bụi, ẩm hoặc không bảo trì định kỳ dễ xuống cấp, giảm tuổi thọ. Do đó, việc bảo dưỡng thường xuyên giúp kéo dài thời gian khấu hao và giảm chi phí sửa chữa.

Giá trị và nguyên giá ban đầu

Máy có giá trị đầu tư lớn (máy công nghiệp, đa chức năng) thường được khấu hao trong thời gian dài hơn so với máy nhỏ, giá rẻ. Điều này giúp phản ánh đúng tỷ lệ chi phí theo giá trị đầu tư ban đầu.

Chính sách kế toán của doanh nghiệp

Tùy quy mô và ngành nghề, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp khấu hao khác nhau: khấu hao đường thẳng, khấu hao nhanh hoặc khấu hao theo sản lượng. Phương pháp này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian phân bổ giá trị máy.

Cách Tính Khấu Hao Máy Photocopy Chuẩn Theo Quy Định

Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 23/2023/TT-BTC (hiện hành), doanh nghiệp được lựa chọn một trong ba phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) phù hợp với đặc điểm sử dụng. Trong đó, máy photocopy thuộc nhóm “máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến” nên thường được khấu hao theo phương pháp đường thẳng.

Phương Pháp Đường Thẳng (phổ biến nhất)

Đây là phương pháp đơn giản và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Giá trị khấu hao hàng năm được tính đều nhau trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.

• Mức khấu hơi hằng năm = Nguyên giá của máy photocopy​/ thời gian sử dụng ( năm)

hoặc bạn có thể tính bằng cách

•  Tỷ lệ khấu hao hằng năm= (1/ Thời gian sử dụng )​×100%

Ví dụ:

Máy photocopy có nguyên giá 100 triệu đồng, thời gian khấu hao 5 năm.

→ Mức khấu hao mỗi năm = 100.000.000 / 5 = 20.000.000 đồng/năm

→ Tỷ lệ khấu hao = 20%/năm

Phương Pháp Số Dư Giảm Dần Có Điều Chỉnh

Phương pháp này áp dụng cho các tài sản hoạt động hiệu quả cao trong những năm đầu, sau đó giảm dần theo thời gian. Mức khấu hao các năm đầu cao, về sau giảm dần.

• Mức khấu hao năm i = Giá trị còn lại đầu năm i × Tỷ lệ khấu hao nhanh

trong đó

• Tỷ lệ khấu hao nhanh = Tỷ lệ khấu hao theo đường thẳng × Hệ số điều chỉnh

Hệ số điều chỉnh theo quy định:

• Thời gian ≤ 4 năm → Hệ số 1,5
• Thời gian > 4 đến 6 năm → Hệ số 2,0
• Thời gian > 6 năm → Hệ số 2,5

Ví dụ:

Máy photocopy có nguyên giá 100 triệu đồng, thời gian khấu hao 5 năm →

Tỷ lệ khấu hao đường thẳng = 20%, hệ số điều chỉnh = 2

→ Tỷ lệ khấu hao nhanh = 20% × 2 = 40%

Năm 1: 100.000.000 × 40% = 40.000.000

Năm 2: (100.000.000 – 40.000.000) × 40% = 24.000.000

… tiếp tục cho đến khi giá trị còn lại ≤ mức khấu hao đường thẳng của năm cuối, thì chuyển sang tính theo phương pháp đường thẳng.

Phương Pháp Theo Sản Lượng

Phương pháp này áp dụng cho tài sản có công suất, sản lượng hoạt động đo lường được – rất phù hợp cho máy photocopy dùng trong dịch vụ in ấn hoặc cho thuê theo số bản sao.

• Mức khấu hao hàng năm = (Nguyên giá máy × Sản lượng thực tế trong năm) / Tổng sản lượng dự kiến trong suốt thời gian sử dụng

Ví dụ:

Nguyên giá máy: 100.000.000 đồng

Dự kiến tổng sản lượng: 1.000.000 bản in

Năm 1 máy in 300.000 bản

→ Mức khấu hao năm 1 = 100.000.000 × (300.000 / 1.000.000) = 30.000.000 đồng

Ví Dụ Chi Tiết Tính Khấu Hao Máy Photocopy

Bảng tính khấu hao hàng năm (phương pháp đường thẳng)

Phương Pháp Số Dư Giảm Dần Có Điều Chỉnh

Hệ số điều chỉnh (vì thời gian 5 năm → hệ số 2,0)

Tỷ lệ khấu hao đường thẳng = 1/5 = 20%

→ Tỷ lệ khấu hao nhanh = 20% × 2 = 40%

Trong các năm đầu, mức khấu hao cao hơn giúp phản ánh thực tế máy hao mòn nhanh khi mới sử dụng.
Từ năm cuối, khi giá trị còn lại nhỏ hơn mức khấu hao đường thẳng, doanh nghiệp chuyển sang tính theo đường thẳng để khấu hao hết.

Phương Pháp Theo Sản Lượng

Tổng sản lượng dự kiến trong 5 năm: 1.000.000 bản in

Sản lượng thực tế từng năm:

Năm 1: 300.000 bản

Năm 2: 250.000 bản

Năm 3: 200.000 bản

Năm 4: 150.000 bản

Năm 5: 100.000 bản

Mức khấu hao thay đổi tùy theo khối lượng bản in thực tế mỗi năm. Khi doanh nghiệp sử dụng nhiều, chi phí khấu hao tăng tương ứng.

Phương pháp này phù hợp cho các đơn vị cho thuê máy photocopy hoặc trung tâm in ấn vì dễ đo lường sản lượng.

So Sánh Mua Và Thuê Máy Photocopy Về Khấu Hao

Khi doanh nghiệp cần sử dụng máy photocopy, có hai lựa chọn phổ biến là mua máy hoặc thuê máy. Mỗi hình thức đều có cách ghi nhận chi phí và khấu hao khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính.

Trường hợp Mua Máy Photocopy

Máy photocopy được ghi nhận là tài sản cố định (TSCĐ) nếu thỏa điều kiện:

• Có giá trị ≥ 30 triệu đồng
• Thời gian sử dụng ≥ 1 năm
• Doanh nghiệp nắm quyền sở hữu và sử dụng lâu dài
• Khi đó, doanh nghiệp phải tính khấu hao tài sản theo quy định (ví dụ 5 năm – tỷ lệ 20%/năm).

Ưu điểm:

• Được ghi nhận tài sản, tăng giá trị doanh nghiệp
• Khấu hao giúp phân bổ chi phí hợp lý qua từng năm
• Sau khi khấu hao hết, vẫn có thể sử dụng hoặc thanh lý, tạo thêm lợi nhuận

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu lớn
• Phải bảo trì, sửa chữa, thay linh kiện định kỳ
• Nếu công nghệ thay đổi nhanh, máy dễ lỗi thời

Các Lỗi Doanh Nghiệp Thường Gặp Khi Tính Khấu Hao

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập  thường tính sai khấu hao tài sản, dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính và rủi ro khi quyết toán thuế.

Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khi tính khấu hao máy photocopy:

Áp sai thời gian

Nhiều đơn vị vẫn dùng khung cũ (8 năm, 12,5%) thay vì 5 năm, 20%/năm theo Thông tư 23/2023/TT-BTC, khiến số liệu không khớp với quy định mới.

Không tính khấu hao khi máy chưa đăng ký tài sản cố định

Máy photocopy đã sử dụng nhưng chưa đưa vào sổ TSCĐ thì không được tính khấu hao, làm sai lệch chi phí hợp lệ.

Khi máy đã bán, hỏng hoặc mất, doanh nghiệp cần ngừng trích khấu hao và ghi giảm giá trị còn lại. Nếu vẫn tiếp tục trích → sai lệch tài sản, chi phí và lợi nhuận.

Không cập nhật chính sách, thông tư mới

Nhiều kế toán vẫn áp dụng văn bản cũ (Thông tư 45/2013/TT-BTC) mà không cập nhật Thông tư 23/2023/TT-BTC, dẫn đến khấu hao sai khung thời gian, sai tỷ lệ.

Photocopy Thuận Nhân – đơn vị chuyên cho thuê và mua bán máy photocopy

Photocopy Thuận Nhân là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực mua bán, cho thuê và sửa chữa máy photocopy trên toàn quốc. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp, văn phòng, trường học và cơ quan hành chính giúp tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư ban đầu và tối ưu hiệu quả sử dụng.

Tại Photocopy Thuận Nhân, khách hàng được lựa chọn đa dạng các dòng máy photocopy Ricoh, Toshiba… với hình thức thuê ngắn hạn, dài hạn hoặc mua trả góp. Toàn bộ thiết bị đều được bảo hành, bảo trì định kỳ, đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu suất cao.

Qua những chia sẻ trên, có thể thấy rằng việc hiểu và áp dụng đúng cách tính khấu hao máy photocopy không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định kế toán  thuế, mà còn tối ưu chi phí, kiểm soát tài sản và nâng cao hiệu quả đầu tư. Tùy vào mục đích sử dụng, quy mô hoạt động và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc mua hoặc thuê máy photocopy để phù hợp nhất với kế hoạch tài chính.