Cách in trên Word đúng chuẩn, nhanh gọn, tránh lỗi dân văn phòng hay gặp

Cách in trên Word chuẩn nhất: chọn máy in, in 2 mặt, chọn trang, căn lề, khổ A4, xử lý lỗi không in được

Vì sao nắm đúng thao tác in Word lại quan trọng với dân văn phòng

Một file soạn xong chưa chắc đã “ra giấy” đúng ý. Chỉ cần sai khổ giấy, bản in sẽ bị tràn lề. Nếu nhầm thiết bị ảo, tài liệu chuyển sang PDF. Khi deadline sát, vài lỗi nhỏ cũng đủ làm trễ việc.

Trong công việc hành chính, kế toán, bán hàng, hợp đồng thường cần bản cứng. Vì thế, quy trình in cần rõ ràng. Bạn nên nắm các bước từ chọn máy, chọn trang, chọn mặt, đến căn lề. Cách làm đúng giúp tiết kiệm giấy, mực, thời gian.

Khi bạn hiểu luồng thao tác, việc kiểm tra bản xem trước cũng nhanh hơn. Ngoài ra, bạn dễ phát hiện lỗi font, lỗi ngắt trang. Bạn cũng chủ động xử lý trường hợp máy báo Offline.

Chuẩn bị trước khi in trong Word

Trước khi bấm Ctrl + P, bạn nên kiểm tra hai nhóm yếu tố. Nhóm thứ nhất là thiết bị. Nhóm thứ hai là tài liệu. Làm đúng từ đầu sẽ giảm lỗi phát sinh lúc in.

Kiểm tra máy in, kết nối, giấy, mực

Bạn cần chắc máy in đã kết nối với máy tính. Kết nối có thể qua USB, Wi-Fi, hoặc LAN. Nếu văn phòng có nhiều thiết bị, bạn hãy nhìn tên máy in trong danh sách. Tên thường kèm model, vị trí, hoặc phòng ban.

Tiếp theo, kiểm tra trạng thái máy. Nếu màn hình báo “Ready”, thao tác thường ổn. Nếu thấy “Offline”, bạn nên bật lại nguồn, kiểm tra dây mạng, hoặc Wi-Fi. Bạn cũng nên kiểm tra khay giấy, tránh hết giấy giữa chừng.

Mực in cũng là yếu tố quan trọng. Khi mực yếu, chữ nhạt, hình mờ. Nếu in hợp đồng, bản nhạt làm giảm tính chuyên nghiệp. Bạn nên thay hộp mực, hoặc nạp mực theo quy trình của văn phòng.

Hoàn thiện file Word trước khi in

Bạn nên chốt nội dung trước khi in. Đừng để đến lúc đã ra giấy mới phát hiện sai chính tả. Bạn cũng nên kiểm tra định dạng: font, cỡ chữ, khoảng cách dòng, tiêu đề, đánh số trang.

Điều quan trọng là khổ giấy. Nhiều file mặc định Letter. Trong khi đó, văn phòng Việt Nam hay dùng A4. Nếu bạn để sai, bản in có thể bị co, hoặc tràn lề.

Bạn cũng nên rà lại ngắt trang. Khi có bảng, hình, hoặc heading, Word đôi lúc đẩy đoạn xuống trang mới. Nếu văn bản là báo cáo, sự “đứt mạch” làm người đọc khó theo dõi.

Các lưu ý quan trọng giúp bản in “đúng ngay lần đầu”

Có vài thói quen nhỏ, nhưng tạo khác biệt lớn. Thói quen thứ nhất là dùng Print Preview. Thói quen thứ hai là kiểm tra lề. Thói quen thứ ba là chọn đúng khổ giấy trong cả Word và máy in.

Bạn cũng nên để cỡ chữ vừa phải. Nếu chữ quá nhỏ, người đọc khó nhìn. Nếu chữ quá lớn, văn bản dài thêm nhiều trang. Khi in tài liệu gửi khách, bố cục gọn gàng luôn tạo thiện cảm.

Nếu bạn in giấy dày, giấy bìa, bạn cần máy in phù hợp. Nhiều máy văn phòng chỉ tối ưu giấy thường. Khi ép giấy cứng, kẹt giấy dễ xảy ra. Trường hợp này, bạn nên hỏi bộ phận IT, hoặc dùng dịch vụ in.

Bạn cũng nên tắt in “Markup” nếu file có track changes. Nhiều người quên, rồi bản in ra đầy dấu sửa. Nếu tài liệu là hợp đồng, việc đó rất rủi ro.

Cách in trong Word cơ bản cho người mới

Phần này phù hợp khi bạn mới đi làm, hoặc ít in ấn. Bạn chỉ cần nhớ hai cách: phím tắt, hoặc menu File. Dù chọn cách nào, cửa sổ Print vẫn là nơi bạn kiểm soát kết quả.

In nhanh bằng phím tắt Ctrl + P

Bạn mở file cần in. Bạn bấm Ctrl + P. Cửa sổ Print xuất hiện. Tại đây, bạn chọn máy in, số bản, rồi bấm Print.

In theo đường dẫn File → Print

Bạn chọn File ở góc trái. Bạn chọn Print. Bạn sẽ thấy khung thiết lập ở giữa, và phần xem trước ở bên phải. Cách này phù hợp khi bạn muốn kiểm soát rõ từng mục.

Khi bạn đã quen, thao tác chỉ mất vài giây. Tuy vậy, bạn vẫn nên xem trước ít nhất một trang. Hành động nhỏ này tránh in lại.

Các thiết lập in quan trọng bạn cần hiểu rõ

Hai bài top bạn gửi đều liệt kê thiết lập. Tuy nhiên, phần này sẽ giải thích theo tình huống, để bạn biết khi nào cần dùng.

Chọn máy in và số lượng bản

Trong mục Printer, bạn chọn thiết bị đúng. Nếu văn phòng có nhiều máy, bạn hãy để ý tên và vị trí. Nếu bạn thấy “Microsoft Print to PDF”, đó là máy in ảo. Chọn nhầm sẽ không ra giấy.

Trong mục Copies, bạn chọn số bản. Nếu cần nhiều bản, bạn nên thử in một bản trước. Sau đó, bạn kiểm tra bản mẫu. Nếu ổn, bạn mới in hàng loạt.

Chọn trang cần in, tránh in thừa

Mặc định Word in toàn bộ. Tuy nhiên, nhiều lúc bạn chỉ cần vài trang. Bạn có thể chọn:

• Print All Pages: in toàn bộ.
  
• Print Current Page: in trang đang đứng.
  
• Custom Print: nhập dải trang, ví dụ 2-5.
  

Bạn cũng có thể in trang lẻ, hoặc trang chẵn. Tính năng này hữu ích khi bạn muốn in 2 mặt thủ công.

In 1 mặt và in 2 mặt đúng cách

Nếu máy hỗ trợ duplex, bạn chọn Print on Both Sides. Nếu máy không hỗ trợ, bạn cần in thủ công. Bạn in trang lẻ trước. Sau đó, bạn đảo giấy. Cuối cùng, bạn in trang chẵn.

Khi đảo giấy, bạn nên thử 2 trang trước. Mỗi máy có hướng nạp khác nhau. Nếu bạn đảo sai, mặt sau sẽ ngược chiều, hoặc lệch đầu trang.

Chọn hướng giấy dọc hoặc ngang

Portrait là dọc. Landscape là ngang. Nếu tài liệu có bảng rộng, bạn nên chọn ngang. Nếu là hợp đồng, bạn thường dùng dọc.

Bạn nên xem trước bản in. Khi chuyển ngang, lề trái phải đôi lúc cần tăng nhẹ. Làm vậy tránh bị cắt chữ.

Chọn khổ giấy A4, Letter, hoặc khổ khác

Ở Việt Nam, A4 phổ biến. Letter hay gặp trong file tải từ nguồn quốc tế. Nếu file đang để Letter, bản in có thể lệch. Bạn cần chỉnh trong Word và kiểm tra lại máy in.

Bạn vào Layout → Size → chọn A4. Sau đó, bạn vào Print, xem lại mục Paper Size. Làm đồng bộ sẽ giảm lỗi.

Thiết lập lề trang phù hợp máy in

Nhiều máy không in sát mép. Nếu bạn đặt lề quá nhỏ, nội dung bị mất. Word có lề mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh theo yêu cầu trình bày.

Bạn vào Layout → Margins. Bạn chọn Normal, hoặc Custom Margins. Nếu in đóng quyển, bạn có thể dùng Mirrored. Thiết lập này tạo lề gáy rộng hơn.

Thiết lập nâng cao giúp tài liệu đẹp hơn, gọn hơn

Đây là phần nhiều bài top làm mỏng. Tuy nhiên, với báo cáo dài, hoặc tài liệu gửi khách, phần này rất đáng dùng.

In nhiều trang trên một mặt giấy

Trong Settings, bạn có mục Pages Per Sheet. Bạn có thể chọn 2, 4, 6, hoặc 9 trang. Tính năng phù hợp khi bạn in tài liệu học, hoặc tài liệu đọc nhanh.

Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra cỡ chữ. Nếu chữ nhỏ, người đọc sẽ mỏi mắt. Bạn cũng nên ưu tiên 2 trang mỗi mặt để dễ theo dõi.

In tài liệu dài mà không bị “mất lề”

Khi tài liệu dài, nhiều đoạn gần mép. Bạn cần đảm bảo lề nằm trong vùng in. Bạn cũng nên kiểm tra header, footer. Nhiều file đặt header sát mép. Máy in không in tới đó.

Bạn mở Print Preview. Bạn nhìn trang đầu, trang giữa, trang cuối. Nếu thấy bị cắt, bạn tăng lề trên, hoặc giảm kích thước header.

In bảng biểu không vỡ bố cục

Bảng rộng thường bị tràn sang lề phải. Bạn có vài hướng xử lý:

• Chuyển trang sang ngang.
  
• Giảm cỡ chữ trong bảng.
  
• Dùng AutoFit to Window.
  

Bạn cũng có thể chia bảng thành hai phần. Cách này giữ chữ rõ hơn. Nếu bảng là báo giá, chữ rõ quan trọng hơn việc “nhét vừa”.

Lặp tiêu đề trên mỗi trang khi in bảng

Nếu bảng dài qua nhiều trang, bạn nên lặp dòng tiêu đề. Bạn chọn dòng đầu của bảng. Bạn vào Layout (Table Tools). Bạn chọn Repeat Header Rows.

Cách này giúp người đọc hiểu cột dữ liệu ở mọi trang. Đây là chi tiết nhỏ, nhưng tăng tính chuyên nghiệp.

Bảng thiết lập in phổ biến theo từng loại tài liệu

Bạn có thể dùng bảng gợi ý sau như “preset” tư duy. Nội dung không dài, nhưng thực dụng.

Các lỗi thường gặp khi in Word và cách xử lý nhanh

Phần này tổng hợp lại top 1, rồi mở rộng theo tình huống thực tế. Bạn chỉ cần đối chiếu lỗi, rồi làm theo hướng dẫn.

Lỗi 1: Bấm in nhưng không ra giấy, chỉ thấy lưu PDF

Nguyên nhân phổ biến là chọn nhầm máy in ảo. Trong mục Printer, bạn đang chọn “Print to PDF”. Vì vậy, Word yêu cầu lưu file.

Cách xử lý là chọn lại máy in vật lý. Bạn nhìn tên model, hoặc phòng ban. Sau đó, bạn bấm Print lại.

Lỗi 2: Bản in sai định dạng so với file

Bạn nhìn trên Word thấy đẹp. Tuy nhiên, giấy in ra lệch. Lỗi này thường do khổ giấy khác nhau, hoặc lề không phù hợp.

Bạn kiểm tra Layout → Size, rồi kiểm tra Paper Size trong Print. Bạn cũng kiểm tra Orientation. Sau đó, bạn xem Print Preview một lần nữa.

Lỗi 3: Mất nội dung ở lề trang

Nếu chữ bị cụt, nguyên nhân thường là lề quá nhỏ. Máy in có vùng không in. Khi nội dung nằm trong vùng đó, máy bỏ qua.

Bạn tăng lề trái, phải, trên, dưới. Bạn cũng có thể giảm kích thước header. Sau đó, bạn in lại trang lỗi.

Lỗi 4: Máy báo Offline, hoặc không nhận lệnh

Bạn kiểm tra dây nguồn, hoặc Wi-Fi. Bạn thử tắt bật máy. Bạn cũng có thể vào Windows Settings → Printers. Bạn đặt máy in đúng làm mặc định.

Nếu vẫn lỗi, có thể driver gặp sự cố. Khi đó, bạn cần IT hỗ trợ cài lại driver.

Lỗi 5: Tiêu đề bảng không lặp lại ở trang sau

Bạn cần dùng Repeat Header Rows trong Table Tools. Nếu bạn đang dùng header của trang, bạn kiểm tra phần Header. Bạn đảm bảo header bật ở mọi trang.

Câu hỏi thường gặp khi in trong Word

Vì sao tôi chọn đúng máy, nhưng vẫn không in được?

Bạn hãy kiểm tra trạng thái hàng đợi in. Có thể lệnh in bị treo. Bạn vào Printers, mở queue, rồi Cancel. Sau đó, bạn in lại.

In Word 2010, 2013, 2016, 2019 có khác nhau nhiều không?

Giao diện có thay đổi nhẹ. Tuy nhiên, luồng File → Print gần như giống. Các mục máy in, trang in, hướng giấy vẫn tương tự.

Khi nào nên xuất PDF rồi mới in?

Khi file bị lỗi font, hoặc lệch bố cục giữa máy. PDF thường giữ bố cục ổn định hơn. Bạn xuất PDF, rồi in từ PDF viewer.

Có mẹo nào tránh in sai khổ giấy không?

Bạn đặt A4 ngay từ đầu trong Layout. Bạn cũng đặt máy in mặc định dùng A4. Cuối cùng, bạn luôn nhìn Print Preview.

Photocopy Thuận Nhân – đơn vị chuyên cung cấp máy photocopy chính hãng

In tài liệu tưởng đơn giản, nhưng sai một thiết lập cũng gây lãng phí. Khi bạn nắm luồng chuẩn bị, thiết lập, xem trước, bạn sẽ giảm lỗi rõ rệt. Bạn cũng chủ động xử lý các tình huống như chọn nhầm máy in ảo, sai khổ A4, hoặc mất chữ ở lề.

Nếu bạn cần in hồ sơ gấp, in số lượng nhiều, hoặc cần bản sắc nét để nộp đối tác từ những dòng máy photocopy hiệu suất cao, bạn có thể liên hệ Photocopy Thuận Nhân. Chúng tôi chuyên cung cấp các dòng máy photocopy với model mới nhất giá rẻ ở các tỉnh thành lân cận Thành phố Hồ Chí Minh.