Tổng hợp các lỗi thường gặp khi sử dụng trên máy photocopy

Tổng hợp các lỗi thường gặp ở máy photocopy không chỉ giúp người dùng chủ động xử lý nhanh chóng mà còn tiết kiệm chi phí bảo trì. Theo khảo sát của IDC năm 2024, có đến 72% doanh nghiệp từng gặp sự cố máy in trong giờ làm việc. Những lỗi phổ biến như kẹt giấy, in mờ hay lỗi kết nối đều có thể phòng tránh hoặc xử lý đơn giản nếu người dùng nắm rõ nguyên nhân. Cùng Photocopy Thuận Nhân khám phá chi tiết các lỗi thường gặp ở máy photocopy qua bài viết sau.

Lỗi kẹt giấy

Trong số các lỗi thường gặp ở máy photocopy, hiện tượng kẹt giấy xuất hiện phổ biến nhất. Đây là vấn đề gây gián đoạn nghiêm trọng trong quá trình làm việc. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc sử dụng giấy không đúng định lượng hoặc giấy bị ẩm. Ngoài ra, việc nạp giấy không đúng chiều hoặc để quá nhiều giấy trong khay cũng khiến hệ thống cuốn giấy hoạt động sai lệch. Khi gặp sự cố này, bạn cần tắt máy, mở nắp và rút giấy theo hướng mũi tên chỉ dẫn. Không nên kéo mạnh vì dễ gây rách giấy hoặc hỏng trục cuốn. Để hạn chế lỗi này, nên sử dụng loại giấy chính hãng và thường xuyên vệ sinh con lăn cuốn giấy.

In chậm

Máy photocopy in chậm ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc. Tình trạng này thường xảy ra do bộ nhớ máy bị đầy, tập tin in có dung lượng lớn hoặc máy đang ở chế độ tiết kiệm năng lượng. Một số dòng máy đời cũ hoặc chưa cập nhật firmware cũng làm giảm tốc độ xử lý dữ liệu. Người dùng nên kiểm tra trạng thái bộ nhớ, đóng bớt ứng dụng đang chạy, hoặc nâng cấp driver để cải thiện hiệu suất. Nếu tình trạng kéo dài, cần liên hệ kỹ thuật viên của Photocopy Thuận Nhân để được hỗ trợ chuyên sâu.

Giấy bị nhăn nheo

Đây là một trong các lỗi thường gặp ở máy photocopy làm ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ của bản in. Giấy bị nhăn do nhiệt độ lô sấy không đều, trục cuốn mòn hoặc giấy kém chất lượng. Bạn nên kiểm tra lại loại giấy đang sử dụng có đúng định mức hay không. Trong trường hợp giấy phù hợp nhưng vẫn bị nhăn, có thể máy cần được thay mới cụm sấy hoặc con lăn. Đặc biệt, cần tránh dùng giấy tái sử dụng nhiều lần vì rất dễ làm máy hư hỏng.

Vấn đề liên quan đến hộp mực

Hộp mực là bộ phận dễ phát sinh lỗi nếu không bảo quản đúng cách. Mực bị khô, mực giả hoặc không tương thích với máy là những nguyên nhân phổ biến gây ra tình trạng bản in mờ, sọc hoặc chảy mực. Ngoài ra, việc đổ mực sai kỹ thuật cũng có thể gây tràn mực trong máy. Để đảm bảo chất lượng in, bạn nên sử dụng mực in chính hãng hoặc dịch vụ thay mực uy tín từ Photocopy Thuận Nhân. Kiểm tra định kỳ hộp mực giúp phòng tránh được nhiều sự cố không đáng có.

Các vấn đề liên quan đến kết nối

Máy photocopy hiện nay thường tích hợp in qua mạng hoặc kết nối không dây. Tuy nhiên, người dùng thường gặp lỗi không in được do mất kết nối, sai địa chỉ IP, hoặc driver không tương thích. Để khắc phục, bạn cần kiểm tra dây cáp mạng, xác nhận IP chính xác trên hệ thống. Đồng thời, đảm bảo phần mềm driver đã được cập nhật phiên bản mới nhất từ nhà sản xuất. Kỹ thuật viên của Photocopy Thuận Nhân có thể hỗ trợ cấu hình lại hệ thống mạng nếu cần thiết.

Máy photocopy ồn ào

Khi thiết bị phát ra tiếng kêu lạ, nhiều khả năng máy đang gặp sự cố ở bộ truyền động hoặc các trục cuốn. Đây là một trong các lỗi thường gặp ở máy photocopy khi máy hoạt động liên tục mà không được bảo dưỡng định kỳ. Âm thanh lớn kéo dài có thể do trục bị mòn, ổ bi khô dầu hoặc các bánh răng bị lệch.

Vấn đề đối với khay giấy

Khay giấy bị lỏng, gãy hoặc sai vị trí dễ dẫn đến việc máy không nhận giấy. Trường hợp khác là khay không khớp khiến báo lỗi liên tục dù giấy đã lắp đúng. Nên tránh để khay trống quá lâu, điều này dễ làm khay bị cong do áp lực máy tác động lên các điểm tiếp xúc. Với các dòng máy cao cấp, cảm biến nhận giấy ở khay cần vệ sinh thường xuyên.

Máy photocopy bị quá nhiệt

Hoạt động trong môi trường quá nóng hoặc máy chạy liên tục khiến nhiệt độ tăng nhanh. Một số model sẽ tự động dừng hoạt động khi nhiệt vượt mức cho phép. Bạn nên đặt máy photocopy ở nơi thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp. Ngoài ra, sử dụng ổn áp cũng giúp máy chạy ổn định hơn. Photocopy Thuận Nhân khuyến nghị người dùng cho máy nghỉ sau mỗi 1000 bản in để đảm bảo độ bền linh kiện.

Thông báo lỗi trên máy photocopy

Thông báo lỗi là cách máy cảnh báo tình trạng bất thường. Một số mã lỗi phổ biến như SC542 (lỗi sấy), SC202 (lỗi motor), hay SC899 (lỗi hệ thống). Tài liệu hướng dẫn sử dụng hoặc website của hãng thường cung cấp danh sách mã lỗi và cách xử lý. Tuy nhiên, với các lỗi kỹ thuật, người dùng nên để kỹ thuật viên chuyên nghiệp xử lý.

Bản photo bị sọc đen vệt đen

Trong các lỗi thường gặp ở máy photocopy, vệt đen trên bản in là lỗi gây khó chịu nhất. Nguyên nhân có thể đến từ trống in, gạt mực bị mòn hoặc kính scan bị bẩn. Vệ sinh kính quét, thay trống in hoặc điều chỉnh gạt mực sẽ giúp loại bỏ các sọc đen. Nên kiểm tra định kỳ theo chu kỳ bảo dưỡng khuyến nghị từ nhà sản xuất.

Bản photo bị dính mực

Bản in bị dính mực thường do mực thừa không được gạt hết, lô sấy hỏng hoặc dùng mực không đúng loại. Vấn đề này ảnh hưởng đến chất lượng và độ bền bản in. Thay gạt mực, vệ sinh trục từ hoặc thay mực chính hãng là cách xử lý hiệu quả. Luôn chọn mực từ thương hiệu uy tín như dòng chuyên dùng của Photocopy Thuận Nhân.

Chất lượng in kém ( không rõ nét )

Bản in mờ, không sắc nét thường xuất hiện khi trống in bị xước, độ phân giải file in thấp, hoặc hộp mực gần hết. Việc kiểm tra chất lượng file trước khi in cũng rất quan trọng. Cần tránh in ảnh có độ phân giải thấp hoặc phóng to vượt mức gốc. Nếu máy vẫn in mờ sau khi thay mực, nên kiểm tra lại trục từ và gạt mực.

Máy photo không in được cả hai mặt

Máy in hai mặt giúp tiết kiệm giấy, nhưng cũng dễ gặp trục trặc. Nguyên nhân chính là do bộ đảo mặt bị lỗi hoặc driver chưa được cài đặt đúng chế độ in hai mặt. Bạn cần vào cài đặt in, chọn tính năng Duplex Printing. Nếu máy không hỗ trợ in hai mặt tự động, cần in thủ công bằng cách lật giấy.

Máy photo không scan được

Tình trạng không scan được có thể do cáp kết nối USB lỏng, phần mềm chưa cài hoặc lỗi driver. Với máy kết nối mạng, IP sai cũng khiến không thể nhận diện thiết bị. Bạn nên kiểm tra máy tính đã cài phần mềm scan tương thích hay chưa. Nếu đã đủ điều kiện nhưng vẫn không hoạt động, nên liên hệ kỹ thuật để xử lý lỗi hệ thống.

Qua bài viết, Photocopy Thuận Nhân đã cung cấp thông tin chi tiết về các lỗi thường gặp ở máy photocopy và cách khắc phục hiệu quả. Nắm vững những lỗi cơ bản giúp người dùng chủ động hơn khi sử dụng thiết bị, đồng thời kéo dài tuổi thọ máy photocopy. Đừng để những lỗi nhỏ làm gián đoạn công việc lớn – hãy xử lý đúng cách từ hôm nay!