Cách chọn và các loại giấy in cho máy photocopy phù hợp nhất

Chọn sai giấy in có thể khiến máy photocopy thường xuyên kẹt giấy, hư hỏng linh kiện, hoặc bản in nhòe màu, thiếu nét. Theo thống kê của IDC, có đến 38% doanh nghiệp nhỏ gặp vấn đề in ấn do chọn giấy không phù hợp. Vì vậy, việc tìm hiểu cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy là vô cùng cần thiết, giúp tối ưu chi phí và hiệu quả vận hành. Hãy cùng Photocopy Thuận Nhân tìm hiểu chi tiết về cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy trong bài viết này.

Các bí quyết giúp lựa chọn giấy photocopy/ giấy in phù hợp

Đối với trọng lượng giấy in tiêu chuẩn

Trọng lượng giấy in phổ biến nhất hiện nay là 70gsm và 80gsm. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các máy photocopy văn phòng. Giấy 70gsm nhẹ hơn, phù hợp cho tài liệu lưu trữ lâu dài, giúp tiết kiệm chi phí. Ngược lại, giấy 80gsm cho bản in rõ nét, không lem mực, hạn chế tình trạng kẹt giấy.

Nếu bạn thường xuyên in hai mặt, hãy ưu tiên giấy 80gsm. Vì giấy có độ dày vừa phải sẽ giúp mực không thấm qua mặt sau. Khi áp dụng đúng cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy, bạn sẽ hạn chế được rủi ro hao mòn linh kiện.

Đối với trọng lượng giấy in

Ngoài hai loại kể trên, còn có giấy in 100gsm, 120gsm, thậm chí lên tới 200gsm. Các loại giấy này thường dùng trong in catalogue, bìa sách, hoặc tài liệu cần độ bền cao. Tuy nhiên, không phải máy photocopy nào cũng xử lý được giấy quá dày.

Do đó, bạn cần kiểm tra hướng dẫn kỹ thuật của máy. Ví dụ, dòng Toshiba e-Studio hoặc Ricoh MP C4503 hỗ trợ in giấy lên đến 256gsm. Áp dụng đúng cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy sẽ giúp máy vận hành ổn định, tránh kẹt giấy.

Đối với giấy màu

Giấy màu tạo điểm nhấn cho tài liệu như thư mời, thông báo nội bộ hoặc tài liệu phân loại theo nhóm. Giấy màu thường có định lượng 70gsm hoặc 80gsm, nhưng khi chọn, bạn cần lưu ý đến độ tương phản với mực in.

Một số máy photocopy chỉ phù hợp với giấy trắng hoặc giấy nhạt màu. Sử dụng giấy màu quá đậm có thể gây sai màu hoặc bản in kém sắc nét. Đây là lưu ý quan trọng khi tìm hiểu cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy để phục vụ mục đích thiết kế hoặc trình bày.

Đối với kích thước

A4 là kích thước phổ biến nhất tại các văn phòng, tiếp theo là A3 và A5. Tuy nhiên, nếu máy photocopy có tính năng in tùy chỉnh, bạn có thể chọn giấy với khổ Legal, Letter hoặc khổ đặc biệt.

Tuy nhiên, mỗi loại máy lại hỗ trợ giới hạn kích thước nhất định. Khi chọn giấy, hãy đảm bảo kích thước giấy khớp với thiết lập của máy để không gặp lỗi khi in. Đây là yếu tố quan trọng trong cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy mà người dùng thường bỏ qua.

Đối với khả năng tương thích của giấy với máy

Một số dòng máy photocopy yêu cầu sử dụng giấy được khuyến nghị để đảm bảo độ chính xác trong xử lý. Nếu sử dụng giấy chất lượng thấp, có thể gây mòn trục lô, tăng chi phí bảo trì.

Hãy tham khảo thông tin từ nhà sản xuất hoặc đơn vị phân phối chính hãng như Photocopy Thuận Nhân để được tư vấn chi tiết. Sự tương thích của giấy với máy là yếu tố quyết định hiệu quả khi bạn thực hiện cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy một cách đúng đắn.

Các loại giấy in photocopy nào tốt nhất cho văn phòng ?

Việc lựa chọn loại giấy in phù hợp không chỉ giúp bản in sắc nét mà còn góp phần kéo dài tuổi thọ máy photocopy. Dưới đây là một số thương hiệu giấy in chất lượng, được nhiều văn phòng ưa chuộng nhờ độ bền, độ mịn và khả năng tương thích với nhiều dòng máy in – photocopy hiện nay.

Double A

Double A là thương hiệu giấy nổi tiếng đến từ Thái Lan, với độ trắng cao, mịn và rất ít bụi giấy. Giấy có định lượng 80gsm, phù hợp với hầu hết máy photocopy. Khi in, giấy không bị kẹt, hạn chế lem mực. Đây là dòng giấy tối ưu cho người áp dụng cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy nhằm nâng cao chất lượng bản in.

Giấy Pagi

Giấy Pagi sản xuất tại Việt Nam, có giá thành tốt, thích hợp cho văn phòng vừa và nhỏ. Giấy có khả năng thấm mực ổn, phù hợp cho máy in laser, photocopy công suất trung bình.

Paper One

Paper One có xuất xứ Indonesia, định lượng 70gsm hoặc 80gsm. Bề mặt giấy bóng nhẹ, tăng độ rõ nét cho bản in màu. Đây là lựa chọn thích hợp cho tài liệu thuyết trình hoặc in biểu mẫu màu.

Giấy IK PLUS

IK Plus nổi bật với độ bền cơ học cao, ít bị nhàu khi in liên tục. Giấy có thể dùng cho máy photocopy công suất lớn, hỗ trợ in hai mặt hiệu quả.

Giấy photo SUPREME 

Dòng giấy này chuyên dùng cho in màu, có độ dày ổn định. Màu sắc hiển thị sắc nét, không bị xé hoặc nhăn trong quá trình in. Nếu bạn ưu tiên hình ảnh hoặc thiết kế, nên áp dụng cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy có tính đến loại giấy Supreme.

Giấy Idea

Idea là dòng giấy chất lượng cao từ Thái Lan, có lớp phủ chống ẩm giúp bảo quản giấy tốt hơn trong điều kiện khí hậu ẩm ướt như Việt Nam. Giấy không tạo bụi, an toàn cho máy và tăng tuổi thọ linh kiện.

Giấy Excel

Giấy Excel giá rẻ, phù hợp nhu cầu in ấn cơ bản. Tuy nhiên, nếu sử dụng cho máy tốc độ cao, bạn nên kiểm tra khả năng chịu nhiệt và độ ổn định bề mặt.

Cách chọn chế độ in phù hợp cho máy photocopy

Ngoài việc chọn giấy, cách bạn thiết lập chế độ in cũng ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành. Để hiểu rõ hơn về cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy, hãy xem xét các bước kỹ thuật dưới đây.

Khai báo khổ giấy

Khi nạp giấy, bạn cần xác định đúng khổ giấy trên bảng điều khiển máy. Việc khai báo sai có thể gây lệch bản in hoặc máy không nhận giấy.

Ví dụ: Máy photocopy Ricoh thường có chức năng chọn khổ A4, A3, B5… Nếu bạn sử dụng khổ đặc biệt như 8.5 x 13 inch, cần cấu hình thủ công trong trình điều khiển.

Cách chỉnh khổ giấy in

Chỉnh khổ giấy bằng tay thông qua khay giấy hoặc bảng điều khiển giúp máy nhận đúng thông số. Hãy đảm bảo lô cuốn giấy được căn chính xác. Việc điều chỉnh sai lệch 1–2 mm cũng có thể khiến bản in bị lệch.

Hướng dẫn chỉnh khổ giấy in

Trên màn hình máy photocopy, chọn mục Paper Setting → Paper Size → Chọn khổ tương ứng. Đối với dòng Toshiba, bạn có thể truy cập từ Menu chính, sau đó vào mục Tray Setting.

Việc áp dụng đúng cách lựa chọn giấy in cho máy photocopy sẽ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Hãy ưu tiên sử dụng giấy đạt chuẩn, tương thích với máy và nhu cầu sử dụng thực tế. Để được tư vấn kỹ hơn về loại giấy phù hợp cho từng dòng máy, hãy liên hệ Photocopy Thuận Nhân – đối tác uy tín trong lĩnh vực giải pháp in ấn văn phòng.-